EDV-Empfehlungen für Notarinnen und Notare, Notarprüferinnen und Notarprüfer und Softwarehersteller im Hinblick auf eine dienstordnungsgerechte Führung der Bücher, Verzeichnisse und Übersichten im Notariat

- erstellt von der Bundesnotarkammer in Zusammenarbeit mit der Arbeitsgruppe „EDV im Notariat“ der Landesjustizverwaltungen und der Bundesnotarkammer, mit den Landesjustizverwaltungen abgestimmt –

(„EDV-Empfehlungen“)

(Stand: Mai 2005)

Übersicht

Vorbemerkung

I. Allgemeines

  1. Grundsätze der automationsgestützten Führung von Büchern und Verzeichnissen, Abweichungen von den der DONot beigefügten Mustern
  2. Datensicherungs- und Datenwiederherstellungskonzept
  3. Änderungs- und Austauschverbot (§ 7 Abs. 2, §§ 14, 17 DONot)
  4. Führung und Ausdruck der Bücher und Verzeichnisse

II. Urkundenrolle

  1. Nummernvergabe
  2. Eintragungszwang (Spalten 1 bis 4) und Fehlerbehandlung
  3. Vertretervermerke
  4. Blattzahlen
  5. Namensverzeichnis

III. Erbvertragsverzeichnis

IV. Massen- und Verwahrungsbuch

  1. Grundsätzliches
  2. Prinzip der Gegenbuchung
  3. Berichtigungsbuchung
  4. Ausdruckszwang
  5. Zwingende Nummernfolge
  6. Saldovortrag
  7. Umbuchungen zwischen Giroander- und Festgeldkonto
  8. Blattzahlen/Seitenzahlen
    Massennummer/Massenkarteiblatt
  9. Abschluss der Masse
  10. Jahresabschluss, -vortrag
  11. Weitere Unterstützungen
  12. Namensverzeichnis
  13. Anderkontenliste

V. Dokumentation zur Einhaltung von Mitwirkungsverboten (§ 15 DONot)

VI. Geschäftsübersichten, Übersichten über die Verwahrungsgeschäfte

Vorbemerkung

Die nachfolgenden Empfehlungen zur automationsgestützten Führung der Bücher, Verzeichnisse und Übersichten im Notariat beruhen auf langjährigen Vorbereitungen der Bundesnotarkammer (vgl. „Empfehlungen für EDV-Programme zur Unterstützung einer dienstordnungsgerechten Führung der Bücher im Notariat“, August 1998 und „Hinweise für die Hersteller und Anwender von EDV-Programmen im Notariat“, Dezember 2000). Die Empfehlungen wurden in der Arbeitsgruppe „EDV im Notariat“ der Landesjustizverwaltungen und der Bundesnotarkammer beraten und mit den Landesjustizverwaltungen abgestimmt. Sie haben die seit 2001/2002 in allen Ländern geltende Dienstordnung für Notarinnen und Notare nebst den im Frühjahr 2005 erfolgten Änderungen zur Grundlage.
§ 6 Abs. 1 DONot bestimmt, dass Bücher und Verzeichnisse auf dauerhaftem Papier zu führen und andere Datenträger lediglich Hilfsmittel sind. Die Eingabe in den Rechner und die elektronische Speicherung der Daten erfüllt nicht das Erfordernis der Eintragung in die notariellen Bücher und Verzeichnisse. Hinzukommen muss der Ausdruck auf Papier entsprechend den vorgeschriebenen Mustern. 

Soweit die „EDV-Empfehlungen“ Anregungen zur Gestaltung von notarspezifischer Software enthalten, kann allein aus einer anderen Programmgestaltung nicht auf dienstrechtliche Verstöße geschlossen werden. Die Anregungen wollen und können nichts anderes sein als Hilfestellungen

  • für die Notarinnen und die Notare,
  • für die Notarprüferinnen und Notarprüfer,
  • für den Softwarehersteller – auch für die Notarinnen und Notare, die selbst ein Programm erstellen wollen.

Darüber hinaus sind den „EDV-Empfehlungen“ Hinweise zu verbindlichen Anforderungen der Dienstordnung an die Bücher, Verzeichnisse und Übersichten zu entnehmen.

Da eine Vielzahl von notarspezifischen Fachanwendungen (im Folgenden: Notariatsprogramme, Notarprogramme oder Programme) existiert, die in unterschiedlicher Art, Weise und Umfang die Tätigkeit der Notarinnen und Notare unterstützen, enthalten die Empfehlungen ausdrücklich keine Einzelfalllösungen, sondern zeigen lediglich die dienstordnungsrechtliche Notwendigkeit von Maßnahmen und die bei der Programmentwicklung zu beachtenden Grenzen auf. Sie ersetzen keinesfalls die vollständige Verantwortlichkeit der Amtsinhaberin oder des Amtsinhabers für die Einhaltung der Bestimmungen der DONot. Erfüllt ein Programm nicht alle nachstehend aufgeführten Positionen, so ist sein Einsatz im Notariat nicht unzulässig. Notarinnen und Notare müssen vielmehr für die Erfüllung der von den Programmen nicht abgedeckten Bestimmungen der DONot auf andere Weise Sorge tragen.

I. Allgemeines zu Büchern und Verzeichnissen

1. Grundsätze der automationsgestützten Führung von Büchern und Verzeichnissen, Abweichungen von den der DONot beigefügten Mustern

Durch § 6 und § 17 DONot wird bestätigt, dass die Verwendung von EDV-Anlagen zur Führung der Bücher zulässig ist, sofern die Bestimmungen der Dienstordnung eingehalten und die Technik lediglich als Hilfsmittel zur Erstellung der in Papierform geführten Bücher eingesetzt wird. 
Werden Bücher automationsgestützt geführt, ist dies stets Bücherführung in Loseblattform bzw. beim Massenbuch in Form der Massenkartei (§ 14 DONot). Es sind die Muster 2, 4 und 6 zu verwenden. Um die EDV-gestützte Führung der Bücher zu erleichtern, dürfen die Muster im Format (z. B. Hoch- oder Querformat, Breite der Spalten) geändert werden. Weitere Abweichungen von der Gestaltung bedürfen der Genehmigung der Aufsichtsbehörde. 
In Nordrhein-Westfalen ist zu beachten, dass der Wechsel in der Form der Bücherführung, und damit die Umstellung auf EDV, nur jeweils zum Jahresende zugelassen ist.
Die Eingabe und die Speicherung der Daten stellt noch nicht die Bücherführung in Loseblattform gemäß § 14 DONot dar; erst mit dem Ausdruck entsteht die Eintragung in das Buch oder Verzeichnis. Die Ausdrucke sind entsprechend der Loseblattform nach § 14 DONot abzulegen, § 17 Abs. 1 DONot.

2. Datensicherungs- und Datenwiederherstellungkonzept

Um die ständige Verfügbarkeit der Daten sicherzustellen und zu verhindern, dass bei Datenverlust die Daten zeitaufwendig rekonstruiert und erneut eingegeben werden müssen, solllte eine zeitnahe Datensicherung vorgenommen werden. Darüber hinaus sollte regelmäßig getestet werden, ob die gesicherten Daten sich auch tatsächlich wiederherstellen lassen. Hierzu sollte unter Abstimmung mit dem Softwarehersteller bzw. dem Lieferanten der Hardware ein Gesamtkonzept entwickelt werden, welches die konkreten Gegebenheiten der jeweils betriebenen Anlagen berücksichtigt.

3. Änderungs- und Austauschverbot (§ 7 Abs. 2, §§ 14, 17 DONot)

3.1. In § 7 Abs. 2 DONot ist das allgemein zu beachtende Gebot enthalten, dass Zusätze und sonstige Änderungen in den Büchern nur so vorgenommen werden dürfen, dass die ursprüngliche Eintragung lesbar bleibt. Das Programm darf Änderungen der mit dem Ausdruck abgeschlossenen Dateieingaben daher nur zulassen, wenn der ursprüngliche Inhalt erhalten bleibt und die Änderung als Nachtrag erfolgt und als solcher auch erkennbar ist. Das Notarprogramm darf keine rückwirkende Manipulation unterstützen. Dementsprechend darf das Programm keine Vorkehrungen zur nachträglichen Änderung bestätigter Eingaben enthalten. Die Notarin oder der Notar hat eine Bescheinigung des Programm-Erstellers darüber einzuholen, dass die verwendeten Verfahren solche Veränderungen nicht ermöglichen. Diese Bescheinigung ist in die Generalakte aufzunehmen und der Notarprüferin oder dem Notarprüfer vorzulegen. Die Bescheinigung muss ausdrücklich auch spätere Veränderungen des Programms umfassen; anderenfalls ist für jede Veränderung (Update, Hotfix, Patch, Fehlerbereinigung, Oberflächenrefresh, neues Rollout-Release, Versionierungsupdate usw.) eine gesonderte Bescheinigung einzuholen.

3.2. Der vorgeschriebene Vermerk über eine Berichtigung gemäß § 7 DONot wird erst nach Ausdruck der vollständigen Seite datiert und unterschrieben (§ 17 DONot). Dabei sind frühere Ausdrucke der letzten nicht gefüllten Seite zu vernichten (§ 17 Abs. 1 DONot). Aus der Zusammenschau dieser Vorschriften ergibt sich, dass eine vollbeschriebene, ausgedruckte und somit abzulegende Seite eines der Bücher nicht mehr durch einen neuen Ausdruck ersetzt werden kann. Ein wiederholender Ausdruck mit einer Ergänzung nach § 7 DONot auf einer vollbeschriebenen Seite, bei der schon eine frühere unterzeichnete Berichtigung erfolgt ist, würde entweder im Widerspruch zu § 17 DONot verschiedene Daten der Unterzeichnung enthalten oder eine einheitliche Datierung, die für den ersten Berichtigungsvermerk nicht gültig und damit unzulässig ist. Im übrigen dienen die abgelegten Seiten der Dokumentation, so dass auch aus diesem Gesichtspunkt ein Austausch unabhängig davon unzulässig ist, ob sich auf dieser Seite ein unterschriebener Vermerk befand oder nicht. Berichtigungen und die dazugehörigen Vermerke sind daher von Hand zu vollziehen, wenn eine vollbeschriebene, ausgedruckte und somit abzulegende Seite davon betroffen wird. 

4. Führung und Ausdruck der Bücher und Verzeichnisse

4.1. Zur Führung der Bücher und Verzeichnisse - betreffend die Buchung / Eingabe / Speicherung - sind nach der Neufassung der DONot die nachfolgenden Zeitpunkte festgelegt, wobei § 17 DONot für die automationsgestützte Führung der Bücher und Verzeichnisse bestimmt, dass diese jeweils an dem Tag auszudrucken sind, an dem bei papiergebundener Führung der Bücher und Verzeichnisse die Eintragung in diese vorzunehmen wäre:

Buch oder Verzeichnis Zeitpunkt von Speicherung und Ausdruck
Urkundenrolle und Erbvertragsverzeichnis  zeitnah, spätestens vierzehn Tage nach der Beurkundung(§ 8 Abs. 3, § 9 Abs. 1 Satz 2 DONot)
Verwahrungs- und Massenbuch  taggenau- im bargeldlosen Zahlungsverkehr am Tag des Eingangs des Kontoauszugs oder der Mitteilung über Zinsgutschriften und Spesenabrechnungen –(§ 10 Abs. 2 bis 4, § 12 Abs. 6 DONot)
Anderkontenliste muss mit dem Zeitpunkt des Beginns des Verwahrungsgeschäftes, also mit der Anlegung der Masse bei der ersten Kontobewegung, angelegt und am Tage des Abschlusses der Masse entsprechend ergänzt werden(§ 12 Abs. 5, 6 DONot)
Namensverzeichnisse Speicherung zeitnah, spätestens zum Vierteljahresschluss,Ausdruck zum Jahresschluss(§ 13 Abs. 2, § 17 DONot)

Ausdrucke vor den genannten Zeitpunkten sind selbstverständlich zulässig und wünschenswert. Die genannten Fristen sind dienstrechtlich Endfristen. 

4.2. Auszudrucken sind bei Urkundenrolle, Verwahrungsbuch und Massenkartei stets lediglich die Seiten mit Ergänzungen, also die noch nicht vollbeschriebenen Schlussseiten. Sollten abgeschlossene Seiten nochmals ausgedruckt werden, dürfen diese nicht mit den abgelegten Seiten ausgetauscht werden. Dies gilt nicht bei Namensverzeichnissen, Anderkontenliste und Erbvertragsverzeichnis, da diese keine Schlussseite in dem vorbeschriebenen Sinne haben, sondern notwendigerweise auf den jeweils betroffenen Seiten zu ergänzen sind. Diese können daher vollständig ausgedruckt und ausgetauscht werden. 
Nach dem Ausdruck sind die durch den Ausdruck wiederholten früheren Ausdrucke der Schlussseiten zu vernichten.

4.3. Unabhängig von den vorbezeichneten Fristen kann die Aufsichtsbehörde, insbesondere bei der laufenden Geschäftsprüfung, auf Grund des Aufsichtsrechtes aktuelle Ausdrucke der bis dahin in den Computer zur Vorbereitung des Ausdruckes aufgenommenen Daten verlangen.

4.4. Das Programm sollte - soweit möglich - programmgesteuert auf den Ausdruck hinweisen, insbesondere auf die Notwendigkeit eines Ausdruckes, der bislang noch nicht erfolgt ist.

II. Urkundenrolle

1. Nummernvergabe

1.1. Besondere Fehlerquellen können in der Vergabe von Urkundennummern liegen. Berichtigungen müssen auch hier nach § 7 Abs. 2 DONot so erfolgen, dass der ursprüngliche Text erkennbar bleibt. Im einzelnen sind dabei folgende Punkte zu beachten:

  • Nicht belegte Urkundennummern (versehentlich übersprungene Nummern) bleiben offen, sobald eine Urkunde des nachfolgenden Tages registriert wurde. Sie können und dürfen nicht mit einer späteren Urkunde eines anderen Tages belegt werden.
  • Doppelt belegte Urkundennummern werden manuell mit einer Unternummer (Zusatzbuchstaben) gekennzeichnet.
  • Ist eine Urkunde versehentlich nicht am Beurkundungstag eingetragen (übersehene Urkunde) und schon eine weitere Urkunde eines nachfolgenden Beurkundungstages registriert worden, so erfolgt bei Feststellung dieses Fehlers die Registrierung dieser Urkunde unter der nächsten freien Urkundennummer. In der Spalte 2 "Tag der Ausstellung der Urkunde" ist das korrekte Beurkundungsdatum einzutragen. Die Vergabe einer Unternummer vom Tag der Beurkundung ist in diesem Fall nicht zulässig.

1.2. Zur Vermeidung dieser Fehlerquellen wird empfohlen, dass die Vergabe der Urkundennummern programmgesteuert in der zeitlichen Reihenfolge erfolgt (§ 8 Abs. 3 DONot) und das Überspringen von Urkundennummern ausgeschlossen wird.

Zusatzbuchstaben, die in dem Ausnahmefall der versehentlichen Doppelvergabe von Urkundennummern erforderlich werden können (vgl. II.1.1.), sollte das Programm nicht vergeben. In diesem nur vereinzelt auftretenden Sonderfall ist vielmehr die Urkundenrollennummer manuell bei der Programmeingabe oder in die Urkundenrolle aufzunehmen.

2. Eintragungszwang (Spalten 1 bis 4) und Fehlerbehandlung

2.1. Das Programm sollte einen Eintragungszwang bzw. eine zwingende Abfrage für alle Spalten der Urkundenrolle mit Ausnahme der Spalte 5 vorsehen.

2.2. Zur Vermeidung von Fehlerquellen sollte das Programm die Eingabe eines späteren Datums als des Systemdatums (Tagesdatum) nicht akzeptieren (Plausibilitätskontrolle). Der manuelle Eintrag eines früheren Datums (siehe II.1.1.) im Falle einer übersehenen Urkunde muss jedoch möglich bleiben.

2.3. Sollte eine Berichtigung in Spalte 3 (Beteiligte) oder Spalte 4 (Gegenstand) erforderlich werden, so empfiehlt sich an Stelle einer manuellen Eintragung, besonders im Falle des versehentlichen Nichteintrags eines Beteiligten oder seines Vertreters, eine programmunterstützte Eintragung an der nächsten freien Stelle der Urkundenrolle. Dabei kann auch die dazugehörige Urkundennummer wiederholt werden, um den Zusammenhang mit dem vorzunehmenden Eintrag herzustellen. Bei der ursprünglichen Eintragung soll in der Bemerkungspalte ein entsprechender Hinweis erfolgen. Durch die Programmunterstützung kann bei den Beteiligtenangaben erreicht werden, dass der notwendige Eintrag im Namensverzeichnis automatisch erfolgt und nicht vergessen wird.

3. Vertretervermerke

Das Programm sollte die Eintragung von Vertretervermerken gem. § 33 Abs. 4 DONot sowie den Ausdruck der Vertretervermerke programmtechnisch unterstützen. Die Eintragung muss zwischen den Urkundennummern erfolgen, bei denen der Amtswechsel stattgefunden hat. In der Datumsspalte oder bei dem Vermerk ist das Datum des Beginns oder der Beendigung einzutragen. Der programmgesteuerte Eintrag könnte lauten „Beginn einer Notarvertretung“ bzw. „Ende der Notarvertretung“.

4. Blattzahlen

Eine fortlaufende Nummerierung der Einlageblätter nach § 14 Abs. 1 Satz 3 DONot sollte von dem Programm vorgesehen werden.

5. Namensverzeichnis

Hinsichtlich des Ausdrucks des Namensverzeichnisses wird auf die vorstehenden Ausführungen unter I.4. verwiesen. 

Das Programm sollte die Erstellung und auch den Ausdruck eines alphabetisch geordneten Namensverzeichnisses unterstützen. 

Der Ausdruck des Namensverzeichnisses muss jährlich bzw. bei einer Geschäftsprüfung auch innerhalb des laufenden Jahres erfolgen können. Das Unterlassen des Ausdruckes des Namensverzeichnisses ist unzulässig. Die Generierung eines Jahresnamensverzeichnisses sollte möglich sein.

Die erforderlichen Angaben für die Eintragungen im Namensverzeichnis zur Urkundenrolle sind durch die Verweisung auf die Bestimmungen der Urkundenrolle (§ 13 Abs. 3 i. V. m. § 8 Abs. 4 DONot) harmonisiert. 

III. Erbvertragsverzeichnis

Das Erbvertragsverzeichnis ist, wie die Urkundenrolle, spätestens vierzehn Tage nach der Beurkundung zu führen und auszudrucken. Das Programm sollte hierbei die Daten für das Erbvertragsverzeichnis aus den Angaben der Urkundenrolle ableiten.

IV. Massen- und Verwahrungsbuch 

1. Grundsätzliches

Das Verwahrungsbuch dokumentiert, welche Werte die Notarin oder der Notar insgesamt vereinnahmt und verausgabt hat und welcher Stand augenblicklich vorhanden ist. Das Massenbuch gibt Auskunft über den Verbleib und die Abwicklung jeder einzelnen Verwahrungsmasse.

Wegen der besonderen Bedeutung dieser Dokumentation verlangt die Dienstordnung im Unterschied zur Urkundenrolle, dass Eintragungen in das Massen- und Verwahrungsbuch noch am Tage des Eingangs oder der Ausgabe vorzunehmen sind (§ 10 Abs. 2 DONot). Aus diesem Grundsatz der taggenauen Buchung folgt für das Massen- und Verwahrungsbuch auch der Grundsatz des buchungstaggerechten Ausdruckes (§ 17 Abs. 1 i. V. m. § 10 Abs. 2 DONot). Die Eingabe in den Rechner und das Vorhandensein der physikalischen Buchungsdaten auf dem Speichermedium erfüllt auch hier nicht das Erfordernis der Eintragung. Hinzukommen muss stets der Ausdruck in der Gestaltung der vorgeschriebenen Muster.

2. Prinzip der Gegenbuchung

Es wird dringend empfohlen, das Prinzip der automatischen Gegenbuchung im Massen- und Verwahrungsbuch fest im Programm zu verankern. Ein Verzicht hierauf würde zu Fehlerquellen führen, die ansonsten bei einer Gegenbuchung ohne weiteres vermeidbar sind.

3. Berichtigungsbuchung

Berichtigungsbuchungen erfolgen dadurch, dass eine Stornobuchung mit negativem Vorzeichen in der jeweiligen Spalte (Einnahme oder Ausgabe), in der die fehlerhafte Buchung erfolgte, vorzunehmen ist. Dies gilt auch für Stornobuchungen (Berichtigungsbuchungen) der kontoführenden Bank. Im Hinblick auf die Fehlerberichtigung sollte das Notariatsprogramm eine derartige Gegenbuchung mit negativem Vorzeichen ermöglichen.

Bei einer Berichtigungsbuchung ist ein Vermerk vorzunehmen, der von der Notarin oder dem Notar zu unterschreiben ist. Das Programm sollte einen entsprechenden Berichtigungsvermerk unterstützen. Es sollte den Text eines Berichtigungsvermerks anbieten, der in der Spalte "Bemerkung" des Verwahrungsbuches sowie auf dem entsprechenden Massenkarteiblatt nachrichtlich in der Spalte bei der Korrektur erscheint. Des Weiteren sollte das Programm die Unterzeichnung durch die Notarin oder den Notar beim Ausdruck durch Angabe des Datums und einer punktierten Unterschriftslinie vorbereiten.

4. Ausdruckszwang

Das Programm kann die Einhaltung der Dienstpflicht zum buchungstaggerechten Ausdruck (vgl. IV.1.) unterstützen, indem es zum buchungstaggerechten Ausdruck entsprechend § 10 Abs. 2 DONot zwingt.

5. Zwingende Nummernfolge

Das Programm sollte die Vergabe der Massennummern in der zeitlichen Reihenfolge entsprechend § 12 Abs. 2 Satz 1 DONot unterstützen und ein Freihalten von Massennummern verhindern. Dies kann durch eine zwingende Nummernfolge bei der Vergabe der Massennummer erfolgen. Um aber den Programmstart bei Erstinstallation auch während des laufenden Jahres zu ermöglichen, sollte in diesem Fall die Massennummer frei gewählt werden können.

6. Überträge

Durch § 11 Abs. 3 Satz 1 DONot ist geregelt, dass vollbeschriebene Seiten des Verwahrungsbuches sofort getrennt nach Einnahmen und Ausgaben aufzurechnen und Überträge auf die nächste Seite vorzunehmen sind. Das Programm sollte die Ermittlung der Summen vornehmen und die Ausweisung und den Ausdruck der Ergebnisse unterstützen. Eine ausdrückliche Bestimmung für das Massenbuch besteht nicht, da Massen selten mehrere Karteiblätter in Anspruch nehmen; die Bildung des Übertrages ist aber durch Muster 6 verbindlich vorgegeben. 

7. Umbuchungen zwischen Giroander- und Festgeldkonto

Umbuchungen zwischen einem Giroanderkonto und einem Festgeldanderkonto sind weder als Einnahme noch als Ausgabe einzutragen (§ 10 Abs. 2 DONot). Da die Verteilung der Gelder auf zwei Konten computertechnisch nachvollzogen werden muss, z. B. für den Vergleich der Salden mit den jeweiligen Kontoauszügen, muss die Eingabe einer Umbuchung in das Notarprogramm ermöglicht werden. Dieser Vorgang darf jedoch keinen Einfluss auf das Rechenwerk des Verwahrungs- und Massenbuches nehmen, kann aber den klarstellenden Vermerk im Massenkarteiblatt bewirken. 

Die Nummer des Festgeldanderkontos ist in der Anderkontenliste und im Massenbuch einzutragen. Im Massenbuch kann die Festgeldanderkontennummer in dem klarstellenden Vermerk genannt werden. 

8. Blattzahlen/Seitenzahlen

Massennummer/Massenkarteiblatt

Das Programm sollte im Hinblick auf § 14 Abs. 1 Satz 3, Abs. 2 Satz 3 i. V. m. § 17 Abs. 1 DONot sowohl eine fortlaufende Nummerierung der Einlageblätter des Verwahrungsbuchs als auch eine fortlaufende Nummerierung der Seiten einer Masse vorsehen. Auch die erste Seite enthält eine Seitenzahl.
Nach § 12 Abs. 2 DONot muss eine neue Masse unter jährlich laufender neuer Nummer eingetragen werden.

Die Kopfzeile muss eine kurze Bezeichnung der Masse, die Massennummer und die Nummer der Urkundenrolle, sofern die Masse zu einer Urkunde geführt wird, enthalten. Das Programm sollte diese Eingaben ermöglichen und unterstützen.

9. Abschluss der Masse

9.1. Das Programm kann die Kontrolle des Abschlusses einer Masse dadurch fördern, dass es die Masse nicht abschließt, bevor der Saldo nicht ausgeglichen ist. Daher sollte auch ein Beendigungseintrag in die Anderkontenliste erst zulässig sein, wenn der Saldo auf Null steht.

9.2. Für den Fall, dass nach erfolgtem Abschluss der Masse noch Kontoauszüge, etwa Zinslast- oder Zinsgutschriften, die dann noch abzuwickeln sind, eingehen, sollte das Programm nachträgliche Buchungen ermöglichen, wobei programmunterstützt ein entsprechender Vermerk vorgesehen werden kann.

9.3. Ist eine Masse abgewickelt, so sind die zu ihr gehörenden Eintragungen in Massenbuch und Anderkontenliste zu röten oder auf andere eindeutige Weise zu kennzeichnen (§ 12 Abs. 6 DONot). Das Programm sollte eine entsprechende Kennzeichnung, z. B. in Form der Bildung eines auf Null gestellten Massensaldos mit der Bezeichnung „Abschlusssaldo“, anbieten.

10. Jahresabschluss, -vortrag 

Das Programm sollte den Jahresabschluss nach § 11 Abs. 5 DONot im Verwahrungsbuch vorbereiten oder bei Beginn des neuen Jahres zumindest darauf hinweisen. Das Programm könnte bei Beginn eines neuen Jahres zum buchungstechnischen Abschluss des Verwahrungsbuches zwingen, etwa indem vor Abschluss des Verwahrungsbuches für das vorangegangene Jahr keine Buchung im neuen Jahr möglich ist.

Das Programm sollte den Jahresabschluss ferner dadurch unterstützen, dass nach Abschluss des Verwahrungsbuches der Abschlussvermerk gemäß § 11 Abs. 5 Satz 1 DONot vorbereitet und ausgedruckt wird. 

Das Programm sollte des Weiteren im Verwahrungsbuch des neuen Jahres automatisch den Überschuss aus dem vorangegangenen Jahr nach § 11 Abs. 5 Satz 2 DONot vortragen.

Gemäß § 12 Abs. 4 DONot ist auch in dem Massenbuch bei jeder laufenden Masse zum Jahresabschluss ein Saldo der Einnahmen und Ausgaben zu bilden. Der Abschluss der Masse kann dabei nur durch Bildung eines Zwischensaldos zum Jahresabschluss erfolgen; das Massenblatt ist fortzuführen. Technisch kann das Massenblatt nach Eintrag des Zwischensaldos fortgeführt oder eine neue Massenseite zur laufenden Masse begonnen werden, in der der Übertrag so erfolgt, wie dies bei einer neuen Verwahrungsbuchseite bzw. einer neuen Seite des Massenkarteiblattes geschieht. 

Die einzelnen Jahressalden aller laufenden Massen sind gemäß § 12 Abs. 4 DONot in das Verwahrungsbuch zu übertragen und in ihrer Gesamtsumme dem Saldo des Verwahrungsbuches gegenüberzustellen; dies könnte programmgestützt geschehen.

Sowohl der Jahresabschluss des Verwahrungsbuches (§ 11 Abs. 5 Satz 1 DONot) als auch die Gegenüberstellung (§ 12 Abs. 4 Halbsatz 2 i. V. m. § 11 Abs. 5 Satz 1 DONot) sind von der Notarin oder dem Notar unter Angabe von Ort, Tag und Amtsbezeichnung zu unterschreiben. Jahresabschluss und Gegenüberstellung können in demselben Vermerk dokumentiert werden. Das Programm sollte einen solchen Vermerk vorbereiten.

11. Weitere Unterstützungen

11.1. Um zu vermeiden, dass mehrere Massen über ein Konto geführt werden, sollte das Programm dies unterstützend prüfen. Für diesen Fall sollte programmgesteuert ein entsprechender Hinweis erfolgen.

11.2. Bei Buchungen sollte das Programm automatisch auf einen entstehenden Negativsaldo hinweisen.

12. Namensverzeichnis

Das Programm sollte die Erstellung und auch den Ausdruck eines alphabetisch geordneten Namensverzeichnisses, das die DONot auch für das Massenbuch gem. § 13 Abs. 1 Satz 1 DONot verlangt, unterstützen. Auch beim Massen- und Verwahrungsbuch sollte die Generierung eines Jahresnamensverzeichnisses möglich sein (vgl. II 5 dritter Absatz am Ende).

In das Namensverzeichnis zum Massenbuch sind die Auftraggeber einzutragen (§ 13 Abs. 4 DONot). Für Massen, die in Vollzug eines Geschäftes, also z. B. eines Kaufvertrages, eingerichtet werden, sind nur die an diesem Geschäft Beteiligten einzutragen (§ 13 Abs. 4 DONot), mithin nur die Urkundsbeteiligten, nicht deren Vertreter und nicht die hinterlegenden Kreditinstitute. Die in das Namensverzeichnis einzutragenden Auftraggeber können daher aus der programmgestützten Erstellung des Urkundseingangs in das Namensverzeichnis des Massenbuches und in den dazu elektronisch anzulegenden Vorgang zur Erstellung weiterer Anschreiben z. B. des Abrechnungsschreibens übernommen werden.

13. Anderkontenliste

Zur Arbeitserleichterung sollte das Programm auch die Anderkontenliste mit den Angaben gem. § 12 Abs. 5 DONot erstellen können. Bei der Neuanlage und dem Abschluss einer Masse sollte das Programm automatisch die entsprechende Eintragung und den Ausdruck vornehmen.

V. Dokumentation zur Einhaltung von Mitwirkungsverboten (§ 15 DONot)

Wenn die Notarin oder der Notar Tätigkeiten ausübt, die eine Vorbefassung i. S. v. § 3 BeurkG zur Folge haben könnten, haben sie eine Dokumentation zu erstellen, die eine Kontrolle der Einhaltung von Mitwirkungsverboten nach § 3 Abs. 1 Nr. 7 und Nr. 8 Alt. 1., Abs. 2 BeurkG i.V.m. den dazu ergangenen Richtlinien der Notarkammern ermöglichen soll.

Für die Anwaltsnotarin und den Anwaltsnotar gilt dies immer. Sofern für hauptberufliche Notarinnen oder hauptberufliche Notare keines der vorgenannten Mitwirkungsverbote in Frage kommt, weil sie keinerlei entsprechende außernotarielle Tätigkeiten ausüben, brauchen sie kein Leerverzeichnis zu führen und auch keinen entsprechenden Vermerk in die Generalakten aufzunehmen; anderenfalls sind auch sie zur Führung der Dokumentation verpflichtet.

Gesonderte Vorkehrungen sind nicht erforderlich, wenn die Notarin oder der Notar Vorkehrungen bereits zur Einhaltung anderer gesetzlicher Regelungen trifft, etwa zur Überprüfung anwaltlicher Tätigkeitsverbote. Dies kann ein Mandantenverzeichnis in einer Anwaltssoftware sein, sofern dieses die vorgenannten Anforderungen erfüllt.

Wegen des Inhaltes der Dokumentation wird auf § 15 DONot verwiesen.

Für die Führung der Dokumentationen zur Kontrolle der Einhaltung der Mitwirkungsverbote nach § 3 Abs. 1 Nr. 7 und Nr. 8 Alt. 1, Abs. 2 BeurkG empfiehlt sich der EDV-Einsatz; er ermöglicht eine deutlich sicherere Suche nach möglichen Vorbefassungen und den schnelleren Austausch der Daten bei überörtlichen Berufsverbindungen. Das Programm sollte die Erstellung eines entsprechenden Verzeichnisses programmtechnisch unterstützen können.

Ein Ausdruck der Dokumentation wird von Richtlinien und Dienstordnung nicht gefordert, kann aber für die Zwecke der Notarprüfung verlangt werden. Das Programm sollte daher so gestaltet sein, dass auszugsweise Ausdrucke der Dokumentation in Bezug auf einzelne abzugleichende Namen oder Namensgruppen möglich sind.

VI. Geschäftsübersichten, Übersichten über die Verwahrungsgeschäfte

Der Inhalt der Geschäftsübersichten und der Übersichten über die Verwahrungsgeschäfte (§§ 24, 25 DONot) lässt sich leicht aus den Informationen ableiten, die bei der Aufnahme der Urkundenrolle bzw. der Verwahrungs- und Massenbücher in ein EDV-Programm eingegeben wurden. Insoweit sollte ein EDV-Programm das Ausfüllen dieser Übersichten unterstützen und - soweit möglich - die erforderlichen Informationen aus den bei der Führung der Bücher gewonnenen Daten ableiten.

Zu beachten ist dabei, dass bei einer manuellen Eingabe zur Beseitigung von Fehlern von Urkundennummern (vgl. hierzu II.1) eine evtl. im EDV-Programm vorgesehene Zählung der Urkunden nach den verschiedenen Statistikgruppen in der Summe nicht mit der letzten Urkundennummer des Jahres übereinstimmt. Dieses muss durch manuelle Änderung der Geschäftsübersicht berücksichtigt werden können.

Bei den Übersichten zu den Verwahrungsgeschäften muss das Kontoauszugsdatum des zuletzt gebuchten Kontoauszuges angegeben werden (§ 25 Abs. 2 Satz 2 DONot) und nicht das Datum des Eingangs des Kontoauszuges. Dies erfordert eine manuelle Eingabe der im Laufe des Jahres bei der Buchführung nicht benötigten Daten der Kontoauszüge in die Übersicht und lässt eine automatische Übernahme der letzten Buchungsdaten (Datum des Kontoauszugeingangs) nicht zu.

Anlage

Herstellerbescheinigung nach § 17 Abs. 1 , § 23 Abs. 1 DONot

Hiermit bescheinigen wir, dass die unter „ (Name und Version der Fachanwendung)“ von Frau Notarin / Herrn Notar mit Amtssitz in eingesetzten notarspezifischen Fachanwendungen keine Verfahren zur nachträglichen Veränderung der mit dem Ausdruck abgeschlossenen Eintragung enthalten und dass die Fachanwendungen derartige Veränderungen nicht ermöglichen.

Wir verpflichten uns, auch bei zukünftigen Änderungen keine derartigen Verfahren aufzunehmen.

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