Hinweise und Anwendungsempfehlungen für den elektronischen Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregisterverkehr

Nach dem Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) (BGBl. I 2006, 2553) können ab dem 01.01.2007 Anmeldungen zum Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister grundsätzlich nur noch elektronisch in öffentlich beglaubigter Form übermittelt werden (§ 12 Abs. 1 HGB). Auch alle Anlagen müssen elektronisch eingereicht werden (§ 12 Abs. 2 HGB). Einreichungen in Papierform sind dann grundsätzlich unbeachtlich und unwirksam. Nach unserer Kenntnis planen bislang nur die folgenden Bundesländer auf der Grundlage von Art. 61 Abs. 1 EGHGB in der Fassung des EHUG eine
Übergangsfrist, während der eine Einreichung in Papierform zulässig bleibt: Berlin ein Monat, Niedersachsen ein Jahr, Rheinland-Pfalz sechs Monate und Sachsen-Anhalt drei Monate. Der aktuelle Stand wird auf unseren Internet-Seiten veröffentlicht (www.bnotk.de/Service/Elektronischer_Rechtsverkehr /elektronisches_Handelsregister.html).

Aus Anlass der Einführung des elektronischen Registerverkehrs zum Jahreswechsel möchten wir auf einige Themenbereiche besonders hinweisen

I. Erstellung elektronischer notarieller Urkunden durch den Notarvertreter

Mit der Frage der Erstellung elektronischer notarieller Urkunden gemäß § 39a BeurkG durch den Notarvertreter haben sich die 92. und 93. Vertreterversammlung der Bundesnotarkammer am 28.04.2006 in Berlin und am 06.10.2006 in Murnau befasst. Zudem wurden im Rahmen der Bund-Länder-Kommission „Maschinell geführte Register“ Gespräche mit dem Bundesministerium der Justiz und einzelnen Landesjustizverwaltungen geführt. Eine abschließende Einigung hinsichtlich der konkreten technischen Vorgaben konnte mit den Justizverwaltungen erst Ende November erzielt werden. Demnach gelten für die Erstellung elektronischer notarieller Urkunden durch den Notarvertreter die folgenden Grundsätze:

1. Erfordernis einer eigenen Signaturkarte des Notarvertreters

Jeder Notarvertreter muss über eine eigene Signaturkarte (sichere Signaturerstellungseinheit i.S.d. § 2 Nr. 10 SigG) verfügen, weil die qualifizierte elektronische Signatur das elektronische Äquivalent der eigenhändigen Unterschrift ist. Dies ergibt sich aus §§ 126 Abs. 3, 126a BGB. Nach den gesetzlichen Vorschriften über die qualifizierte elektronische Signatur (§ 5 SigG) wird ein Signaturschlüssel nachweislich einer bestimmten Person durch den Zertifizierungsdiensteanbieter (Zertifizierungsstelle, Trustcenter) zugewiesen und auf einer sicheren Signaturerstellungseinheit (Signaturkarte) gespeichert. Der Schlüssel in Verbindung mit der die Verschlüsselung ermöglichenden PIN repräsentiert die Unterschrift des Karteninhabers. Der Schlüssel und die PIN sind demnach dem Karteninhaber höchstpersönlich und individuell zugewiesen. Lösungen, die eine Weitergabe von Signaturkarten oder deren Hinterlegung beim vertretenen Notar vorsehen, sind daher rechtlich ausgeschlossen. Entsprechend wurden die Richtlinienempfehlungen der Bundesnotarkammer kürzlich um eine neue Ziffer IV.2. ergänzt, die die Höchstpersönlichkeit der Signaturkarte ausdrücklich festschreibt (vgl. DNotZ 2006, 561).

2. Erfordernis der qualifizierten elektronischen Signatur auf dem zu beglaubigenden elektronischen Dokument

Der Notarvertreter muss gemäß § 39a Satz 2 BeurkG das zu beglaubigende elektronische Dokument mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Insoweit ergeben sich keine Unterschiede zu der vom Notar gefertigten elektronischen Urkunde. Demnach muss das einzelne zu beglaubigende Dokument, also die eingescannte Urkunde (z.B. Handelsregisteranmeldung, GmbH-Gründungsurkunde), die nach dem Einscannen regelmäßig im Dateiformat TIFF vorliegen wird, vom Notarvertreter elektronisch signiert werden. Mit dieser TIFF-Datei ist nach dem Signaturvorgang die zugehörige Signaturdatei untrennbar verbunden.

3. Nachweis der Notareigenschaft des vertretenen Notars

Gemäß § 39a Satz 4 BeurkG muss mit dem zu beglaubigenden elektronischen Dokument eine Bestätigung der Notareigenschaft (sog. Notarattribut) durch die jeweilige Notarkammer als zuständige Stelle i.S.d. § 5 Abs. 2 Satz 2 SigG verbunden werden. Beim Notar wird der Nachweis der Notareigenschaft und die Verbindung dieses Nachweises mit dem elektronischen Dokument dadurch realisiert, dass das Notarattribut automatisch Teil des qualifizierten Zertifikats nach § 7 SigG ist. Danach wird im Zertifizierungsverfahren zur Erlangung der Signaturkarte auch die Stellung als Notar durch Vorlage einer entsprechenden Bestätigung der Notarkammer festgestellt und als eigenständige Information auf der Signaturkarte des Notars abgespeichert. Die Signaturkarte des Notarvertreters kann jedoch dieses Notarattribut des vertretenen Notars naturgemäß nicht enthalten. Eine vergleichbare Abbildung der Vertretereigenschaft ist gleichfalls ausgeschlossen, weil das Vertretungsverhältnis nach Zeit und Ort genau definiert ist und häufig nur wenige Tage dauert.

Stattdessen wird der nach § 39a Satz 4 BeurkG erforderliche Nachweis der Notareigenschaft über eine elektronische beglaubigte Abschrift der Vertreterbestellungsurkunde geführt. Die elektronische Kopie kann dabei aus beurkundungsrechtlicher Sicht (§ 3 BeurkG) nicht vom Notarvertreter selbst beglaubigt werden, sondern nur von einem anderen Notar. Vorzugsweise ist das der vertretene Notar selbst. Ist eine Beglaubigung durch diesen nicht möglich, hat ein anderer Kollege unter Beachtung der Mitwirkungsverbote des § 3 BeurkG die Beglaubigung vorzunehmen. Findet sich kein anderer Kollege, der diese Aufgabe freiwillig übernimmt, kann die Beglaubigung durch den Präsidenten oder Vizepräsidenten der jeweiligen Notarkammer in seiner Eigenschaft als Notar erfolgen. Damit ist sichergestellt, dass für den Notarvertreter auf jeden Fall eine beglaubigte Abschrift der Bestellungsurkunde zur Verfügung steht.

Einzelne Landesjustizverwaltungen wie z.B. in Schleswig-Holstein haben zudem angekündigt, dass die Vertreterbestellungsurkunde durch den Landgerichtspräsidenten künftig in elektronischer Form samt seiner qualifizierten elektronischen Signatur zur Verfügung gestellt wird. Die Notwendigkeit der Fertigung einer elektronischen beglaubigten Abschrift durch den vertretenen Notar oder einen anderen Notar entfällt in diesem Fall.

4. Verbindung zwischen dem elektronischen Dokument und dem Nachweis der Notareigenschaft (Vertreterbestellungsurkunde)

§ 39a Satz 4 BeurkG verlangt darüber hinaus eine Verbindung zwischen dem elektronischen Dokument und dem Nachweis der Notareigenschaft. Bei dem elektronischen Dokument handelt es sich um die eingescannte Handelsregisteranmeldung bzw. um die eingescannten erforderlichen Anlagen hierzu. Jede eingescannte Urkunde stellt eine eigene Datei im Format TIFF dar. Diese TIFF-Datei ist durch den Notarvertreter mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen (vgl. Ziffer 2.). Der Nachweis der Notareigenschaft des vertretenen Notars wird über die eingescannte Vertreterbestellungsurkunde samt der dazugehörenden Signaturdatei erbracht (vgl. Ziffer 3.).

Aus § 39a Satz 4 BeurkG ergibt sich die Anforderung für den beurkundenden Notarvertreter, eine Verbindung zwischen der Datei mit der Handelsregisteranmeldung bzw. mit den Anlagen hierzu einerseits sowie der Datei mit der elektronischen beglaubigten Abschrift der Vertreterbestellungsurkunde andererseits herzustellen.

Die Herstellung dieser Verbindung erfolgt durch das Archivierungsformat „ZIP“, mithilfe dessen sich mehrere elektronische Dokumente in einer Datei zusammenfassen lassen. Um diese Verbindung rechtssicher, dauerhaft und mit dem Nachweis der Authentizität herzustellen, ist die ZIP-Datei ihrerseits vom Notarvertreter mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen. Erst die rechtssichere Verbindung des zu beglaubigenden Dokuments mit dem Nachweis der Notareigenschaft erzeugt die elektronische notarielle Urkunde. Sie ist nach § 39a Satz 4 BeurkG Wirksamkeits-voraussetzung. Jede einzelne elektronische Urkunde des Notarvertreters muss daher in einer eigenen ZIP-Datei abgebildet werden. Es ist beurkundungsrechtlich unzulässig, mehr als ein zu beglaubigendes elektronisches Dokument mit dem Vertreternachweis in einer ZIP-Datei zusammenzufassen.
Zur Veranschaulichung der vom Notarvertreter erzeugten elektronischen notariellen Urkunde verweisen wir auf das nachfolgende Schaubild:

5. Praktische Handhabung: Anpassung in SigNotar

Um die vorstehend genannten rechtlichen Anforderungen bei der Erstellung von elektronischen notariellen Urkunden durch den Notarvertreter in der täglichen Arbeit leicht handhabbar zu machen, werden Funktionserweiterungen in SigNotar vorgenommen. Diese werden mit dem nächsten Update voraussichtlich noch vor Jahresende ausgeliefert. Die Installation erfolgt über den Aufruf der automatischen Update-Funktion des Programms (Start/Alle Programme/Elektronischer Rechtsverkehr/Update SigNotar). Der Umstand, dass eine Einigung über die endgültige Form erst so spät erzielt werden konnte, bedingt auch die gleichfalls späte technische Umsetzung, und zwar sowohl in SigNotar als auch in den korrespondierenden Justizsystemen, also beim elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP).

Die Bearbeitung bei der Fertigung von elektronischen notariellen Urkunden durch den Notarvertreter wird nach dem Programm SigNotar wie folgt gestaltet sein:

a) Vorbereitung durch Mitarbeiter des Notars

  • Wenn der Nachweis der Vertreterbestellung in geeigneter elektronischer Form vorliegt, bereitet ein Mitarbeiter des Notars in der SigNotar-Verwaltung die entsprechenden Daten (Name des Vertreters, Vertretungszeit, elektronische beglaubigte Abschrift der Bestellungsurkunde) vor.
  • Bei der Vorbereitung von Abschriften zur Beglaubigung können die Mitarbeiter neben dem Notar auch den Vertreter als „Adressat“ auswählen. Ein für den Vertreter angepasster Beglaubigungsvermerk kann automatisch eingebunden werden. Im Übrigen ändert sich an der Bearbeitung für die Mitarbeiter nichts.

b) Verfahren beim Notarvertreter

  • Der Vertreter meldet sich bei SigNotar mit seiner eigenen Signaturkarte an. Nachdem er angegeben hat, welchen Notar er vertritt, erhält er Zugriff auf die für ihn vorbereiteten zu signierenden Dateien.
  • Wie der Notar muss auch der Notarvertreter die eingescannten elektronischen Dokumente, die im Dateiformat TIFF vorliegen, mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur versehen.
  • Anschließend wird automatisch die ZIP-Datei erzeugt. Diese enthält einerseits die vom Notarvertreter soeben signierte TIFF-Dokumentendatei mit der Handelsregisteranmeldung bzw. den Anlagen hierzu und andererseits die elektronische beglaubigte Abschrift der Vertreterbestellungsurkunde. Die Darstellung der zu signierenden Inhalte weicht wegen des verwendeten ZIP-Formats etwas von derjenigen beim Notar ab. Der Inhalt der einzelnen in der ZIP-Datei enthaltenen Dateien kann auf Wunsch nochmals angesehen werden. Danach muss die ZIP-Datei vom Notarvertreter signiert werden.
  • Die sonstige Handhabung des Programms ist identisch.

 II. Pflicht zur Einreichung von Strukturdaten

Neben der Übermittlung der Handelsregisteranmeldung und ihrer Anlagen besteht künftig für den Notar eine Notwendigkeit zur Einreichung der später im Registerblatt zu verlautbarenden Eintragungsdaten in strukturierter Form.

Für die Aufnahme der Strukturdaten ist das Format XML unter Berücksichtigung der Spezifikation XJustiz.Register zu verwenden. Ziel ist es, dadurch künftig einen Großteil des Erfassungsaufwands beim Registergericht zu vermeiden. Der Registerrichter wird in Zukunft mit wenigen Handgriffen die Eintragung auf der Grundlage der vom Notar bereitgestellten Daten bewirken können. Zur praktischen Umsetzung dieser Anforderung wurde von der NotarNet GmbH das Programm XNotar entwickelt.

Letztlich handelt es sich bei den Strukturdaten um eine zusätzliche Datei im XML-Format, die ebenfalls an das Registergericht übermittelt wird.

Die Notwendigkeit zur Einreichung von Strukturdaten ergibt sich aus den von den Landesjustizverwaltungen bereits erlassenen oder noch im Laufe dieses Jahres zu erlassenden Rechtsverordnungen für den elektronischen Rechtsverkehr, in denen insbesondere auf der Grundlage von § 8a Abs. 2 HGB in der Fassung des EHUG nähere Vorgaben über die elektronische Einreichung der Dokumente getroffen werden. Danach wird regelmäßig die Möglichkeit einer automatisierten Weiterverarbeitung durch den Empfänger, also durch das Registergericht, in einem strukturierten Datenformat vorausgesetzt. Im Rahmen der Standardisierung über die Spezifikation XJustiz wird eine Kommunikation über ein vorgegebenes einheitliches Datenformat (XML) auch in anderen gerichtlichen Verfahren angestrebt. Die Notwendigkeit der Erstellung von XML-Daten ist somit integraler Bestandteil der Reform des Handelsregisterverfahrensrechts, da auf Seiten der Registergerichte signifikante Einsparungen beim Personal-, Sach- und Zeitaufwand erzielt werden sollen. Schließlich liegt eine Einreichung der XML-Daten auch im Interesse der Antragsteller und der Urkundsbeteiligten, da sie eine zügige Bearbeitung des jeweiligen Vorgangs beim Registergericht ermöglicht.

Zwischen der eigentlichen Handelsregisteranmeldung und der die strukturierten Daten enthaltenen XML-Datei ist strikt zu unterscheiden. Verfahrensleitend ist allein die Handelsregisteranmeldung, die die eigentlichen Anträge enthält. Bei den zusätzlich übermittelten XML-Daten handelt es sich grundsätzlich nur um Hilfsdaten, die vor der Verwendung für die Eintragung vom Registerrichter oder Rechtspfleger auf ihre Richtigkeit und Übereinstimmung mit der Handelsregisteranmeldung hin zu überprüfen sind.

III. Zuständigkeit beim Signieren der OSCI-Nachricht

Für die Übersendung von Registeranmeldung und Anlagen wird in den Verordnungsentwürfen ausschließlich das „Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP)“ zugelassen. Die Handelsregisteranmeldung und ihre Anlagen werden in Form von sog. OSCI-Nachrichten an das Registergericht übertragen. Es handelt sich hierbei um einen bestimmten E-Government-Standard bei der sicheren und vertraulichen Übermittlung von Nachrichten, wobei auch Funktionen der qualifizierten elektronischen Signatur integriert sind. Technisch werden die einzelnen zu versendenden Dateien, also die Handelsregisteranmeldung, ihre Anlagen und die XML-Datei praktisch in einem virtuellen „Briefumschlag“ zusammengefasst, auf den sich die Signatur bezieht. Die Komponente der Versendung von Handelsregisteranmeldungen in Form von OSCI-Nachrichten ist in die von der NotarNet GmbH zur Verfügung gestellte Software automatisch eingebunden, so dass in der praktischen Handhabung keine nennenswerten Probleme entstehen dürften.

Das Signieren der OSCI-Nachricht vor dem Versand soll durch den Notar vorgenommen werden. Eine Delegation auf die Mitarbeiter des Notars scheidet aus. In der OSCI-Nachricht ist ein funktionales Äquivalent zum bisher üblichen Anschreiben des Notars an das Registergericht zu sehen. Die höchstpersönliche Signatur der OSCI-Nachricht ist Ausdruck der Übernahme der Gesamtverantwortung für den Inhalt der Nachricht und die Richtigkeit der Strukturdaten durch den Notar. Zugleich enthält die Signatur eine Aussage darüber, dass die Nachricht mit dem Willen des Notars an das Registergericht gelangt.