Umstellung des Arbeitsablaufs bei der elektronischen Handelsregisteranmeldung („ELRV 3.0“)

Seit dem 1.1.2007 wird der Handelsregisterverkehr zwischen Notaren und Gerichten flächendeckend elektronisch abgewickelt.
Die Nachrichtenübermittlung erfolgt über das von der Justiz bereitgestellte elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP); die Vorbereitung von Handelsregisteranmeldungen geschieht in der Praxis verbreitet mit den durch die NotarNet GmbH entwickelten Programmen XNotar und SigNotar. Konzept und Handhabung haben sich in der Praxis bewährt und stellen eine solide Basis für den elektronischen Rechtsverkehr in den Notarbüros dar. Verbesserungsmöglichkeiten des bisherigen Arbeitsablaufs Im täglichen Umgang mit den Programmen hat sich allerdings an einigen Punkten gezeigt, dass Verbesserungen möglich sind, die insbesondere die Arbeitsabläufe betreffen: Dem Notar wird – anders als bei der traditionellen Papieranmeldung – die elektronische Akte zweimal vorgelegt: Einmal zur Signatur der elektronischen beglaubigten Abschrift, danach nochmals zur Prüfung des Gesamtvorgangs und Versandsignatur in EGVP. Bei dem vorherigen papierbasierten Arbeitsablauf konnten Endkontrolle und Versand hingegen von Mitarbeitern erledigt werden. Die einheitliche Vorbereitungsarbeit des Mitarbeiters wird nach dem bisherigen Verfahrensablauf durch die notwendige persönliche Signatur der einzelnen elektronischen Dokumente durch den Notar unterbrochen. Die Eingabe der strukturierten Daten zu den Dokumentanlagen (Dokumentart, UR.-Nr., Beurkundungsdatum, ggf. Bemerkungen) in XNotar zwingt dazu, nochmals das Papierdokument zur Hand zu nehmen, obwohl die Eingabe durch den Mitarbeiter sinnvollerweise bereits im Zusammenhang mit dem Einscannen geschehen könnte. Den bisherigen Arbeitsablauf bei Verwendung der Programme XNotar und SigNotar verdeutlicht das nachfolgende Schaubild:

Umstellung im Versandvorgang

Die Bundesnotarkammer konnte mit den Justizverwaltungen der Länder abstimmen, dass der Versandvorgang über das EGVP in 2008 besser an die Anforderungen der Abläufe in den Notarbüros angepasst wird. Es werden daher die folgenden Änderungen vorgenommen: - Die qualifizierte elektronische Versandsignatur im EGVP-Client, mit der der Notar im heutigen Ablauf die gesamte Nachricht signiert, wird zukünftig entfallen. Unberührt bleibt selbstverständlich die persönliche qualifizierte Signatur der einzelnen zu übermittelnden Dokumente. - Eigene Erklärungen des Notars (z.B. eine Kostenstarksagungserklärung, Festlegung einer bestimmten Reihenfolge des Vollzugs) müssen weiterhin qualifiziert signiert an das Registergericht übermittelt werden. Derartige Erklärungen sind daher in ein Anschreiben aufzunehmen, das als weiteres TIFF-Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur des Notars zu versehen ist. Das Programm XNotar wird die Möglichkeit bieten, automatisiert aus dem Inhalt des bereits heute vorhandenen Bemerkungsfeldes in XNotar ein solches Anschreiben zu erstellen.

Umstellung im Arbeitsablauf der Programme XNotar und SigNotar

Durch den Wegfall der qualifizierten elektronischen Transportsignatur im EGVP-Client wird eine erhebliche Verbesserung des gesamten Ablaufs der Vorbereitung einer Registeranmeldung möglich. Die NotarNet GmbH nimmt daher diese Änderung zum Anlass, die Programme XNotar und SigNotar grundlegend zu überarbeiten und alternativ zu der bisherigen Verfahrensweise einen neuen Arbeitsablauf zu entwickeln, der eine Aufteilung von Zuständigkeiten zwischen Notar und Mitarbeitern ermöglicht, die stärker dem traditionellen Papierverfahren entspricht. Hierbei wird darauf geachtet, dass auch bisherige Abläufe soweit wie möglich weiterhin verwendbar bleiben, um keinen Zwang zur Umstellung eingespielter Verfahren in den Notarbüros zu schaffen. In Büros, die häufig Handelsregisteranmeldungen bearbeiten, verspricht eine Umstellung jedoch einen deutlichen Effizienzgewinn. Die überarbeitete Version der Programme XNotar und SigNotar („ELRV 3.0“) wird derzeit entwickelt und beinhaltet vor allem die folgenden Änderungen und Ergänzungen: - Die vollständige Vorbereitung einer Handelsregisteranmeldung (Dokumente und Strukturdaten) kann ohne Beteiligung des Notars durch einen Mitarbeiter erfolgen. - Dabei wird schon zu Beginn der Vorbereitung für jede Handelsregisteranmeldung ein Vorgang in XNotar angelegt. Eingescannte Dokumente und alle weiteren Eingaben werden diesem Vorgang zugeordnet. Die Eingabe von beschreibenden Strukturdaten zu den eingescannten Dokumenten kann im unmittelbaren Anschluss an den Scanvorgang durch den Mitarbeiter erfolgen. - In XNotar wird alternativ zu der bisherigen Arbeitsweise ein „Notarmodus“ zur Verfügung stehen. Im „Notarmodus“ wird dem Notar an einer Stelle des Arbeitsablaufs der Gesamtvorgang zur Prüfung und zur Erstellung der notwendigen Signaturen vorgelegt. Die Erstellung der Signaturen erfolgt durch Aufruf der entsprechenden Funktionen von SigNotar aus der XNotar-Oberfläche. Alle erforderlichen Signaturen zu einem Vorgang können unter einmaliger Eingabe der PIN (sog. Stapelsignatur) erstellt werden. - Nach Abschluss der Bearbeitung durch den Notar wird der Vorgang an den EGVP-Client zum Versand ohne qualifizierte Signatur übergeben. Der Versandvorgang kann daher durch einen Mitarbeiter ausgeführt werden. - Das folgende Schaubild gibt einen Überblick über den geplanten Arbeitsablauf. Die Entwicklung einer Pilotversion der neuen Programme ist bis Ende Mai 2008 geplant. Voraussichtlich bis Ende September 2008 wird das Update „ELRV 3.0“ für XNotar und SigNotar allgemein zur Verfügung stehen. Fortbildungen Die optimale Nutzung des neuen Arbeitsablaufes setzt Information und Schulung der Anwender voraus. Gleichzeitig ist es mehr als ein Jahr nach Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs an der Zeit, die erworbenen Kenntnisse aufzufrischen und auf den neuesten Stand zu bringen. Teilweise wird aus den Kammerbezirken über Anwendungsschwierigkeiten und von Seiten mancher Registergerichte über den Eingang unzureichend vorbereiteter Strukturdaten berichtet. Es ist daher beabsichtigt, zusammen mit dem Deutschen Anwaltsinstitut (DAI) – Fachinstitut für Notare – eine Schulungsreihe zu den Veränderungen des Arbeitsablaufs und zur Auffrischung der Kenntnisse im elektronischen Handelsregisterverkehr anzubieten, die in Kooperation mit der jeweiligen Notarkammer durchgeführt werden könnte. Näheres soll auf der Vertreterversammlung am 25.04.2008 in Berlin beschlossen werden.