Accès à la profession et contrôle disciplinaire

En leur qualité de titulaires d’un office public, les notaires sont soumis à des règles spécifiques quant à leur nomination et leur accès à la profession.
Les notaires sont choisis et nommés par le ministre de la Justice du Land respectif selon le principe de la sélection du meilleur candidat parmi plusieurs candidats qualifiés. Indépendamment du type de notaire, « notaire à titre exclusif » ou « avocat-notaire », ils remplissent d’office les conditions d'accès à la magistrature et à l'ordre des avocats et ont poursuivi des formations pratiques supplémentaires. Les candidats désireux d’accéder à la profession doivent d’abord faire face à une forte concurrence. Comme dans d’autres domaines du service public, seulement les meilleurs candidats seront choisis. Les notaires sont normalement choisis parmi les meilleurs titulaires du Deuxième examen d'État . Avant de pouvoir poser leur candidature auprès du ministre de la Justice d'un Land en vue de leur nomination, les notaires à titre exclusif doivent, en général, avoir travaillé pendant au moins trois ans en tant que « notaire-stagiaire » (Notarassessor) sous la supervision d’un notaire expérimenté. Dans le cadre d'une formation pratique sur le tas dans une étude notariale, les notaires-stagiaires peuvent aussi assumer « la représentation officielle » d’un notaire qui est absent ou empêché d’exercer sa fonction pendant une certaine période de temps. Les « avocats-notaires » sont, eux aussi, obligés d'exercer les fonctions de « représentants officiels » avant de pouvoir être nommés officiellement. En outre, ils sont amenés à accomplir avec succès des formations juridiques spéciales dans les différents domaines de la pratique notariale.

Afin de garantir l’indépendance et l’impartialité des notaires, la profession peut uniquement être exercée par un nombre limité de notaires. Le ministère de la Justice d'un Land fixe le nombre de notaires pour chaque Land dans le cadre de sa marge d'appréciation et sur la base des besoins et exigences respectifs. Aujourd’hui, à peu près 1600 « notaires à titre exclusif », environ 7500 « avocats-notaires » et quelques 500 « notaires-fonctionnaires » exercent leurs fonctions dans 2000 villes et communes allemandes. Afin de faciliter l’accès des citoyens au notaire, même dans des régions rurales de l’Allemagne, chaque notaire est compétent pour une circonscription bien définie. Dans les grandes villes, il est possible que plusieurs notaires exercent dans la même circonscription. Même si les notaires sont liés à la circonscription qui leur a été attribuée, les personnes souhaitant consulter un notaire, eux, sont libres de s'adresser à n'importe quel notaire de leur choix. En effet, l'acte authentique dressé par un notaire est valable partout.

Une fois nommé officiellement, le notaire n'est pas rémunéré par l’Etat. Au lieu de cela, le notaire demande des émuluments aux parties. Ces émoluments sont fixés par la loi fédérale en fonction de la valeur de l'acte juridique en question. A titre d'exception, il existe des notaires dans le Land de Bade-Wurtemberg qui sont employés par l’Etat et qui bénéficient de leur statut de fonctionnaires. En revanche, la grande partie des honoraires revient à l’Etat.

Dans le cas d'une négligence, le notaire est responsable personnellement de tous les préjudices qu’il a causés. Une assurance de responsabilité professionnelle est obligatoire pour tous les notaires. En outre, les Chambres régionales ont établi un fonds spécial qui assume les risques non couverts par l’assurance de responsabilité professionnelle.

De plus, tous les notaires sont soumis au contrôle du Président du tribunal de grande instance compétent. La négligence et le non-respect de la loi peuvent également entraîner des sanctions disciplinaires. En outre, tous les notaires sont soumis à un contrôle régulier de leurs dossiers et de l'exercice de leurs fonctions par l’autorité de tutelle.