Änderung der Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) sowie der Handelsregisterverordnung (HRV) – Gestaltung und Übermittlung von Urkunden in Registersachen

Mit Inkrafttreten des Gesetzes zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG)[1] zum 1. August 2022 sind die Abrufgebühren für Auszüge und Dokumente aus dem Handels-, Partnerschafts-, Genossenschafts- und Vereinsregister sowie eine Registrierungspflicht der Einsicht nehmenden Personen entfallen. Vor diesem Hintergrund wurden verschiedentlich Bedenken gegen die Veröffentlichung bestimmter personenbezogener Angaben in diesen Registern geäußert, insbesondere Wohnanschriften sowie in einzelnen Fällen auch Seriennummern von Ausweisdokumenten oder Kontoverbindungen in Urkunden, die in über die Dokumentenansicht abrufbaren Urkunden enthalten sind.

Die Aufnahme der genannten personenbezogenen Daten in notarielle Urkunden steht im Einklang mit den bisherigen beurkundungs- und dienstrechtlichen Vorschriften (A.). Zum 1. Juni 2023 sollen bundeseinheitlich Änderungen der DONot zum Schutz personenbezogener Daten in Kraft treten.[2] Um künftig eine Veröffentlichung von Wohnanschriften, Seriennummern von Ausweisdokumenten und Kontoverbindungen im Handelsregister vermeiden zu können, wurden die Ausnahmetatbestände des § 5 Abs. 1 DONot erweitert sowie Vorgaben zur Übermittlung von Urkunden an das Registergericht in § 5a DONot k. F. eingeführt (B.). Ferner wurde bereits mit Wirkung zum 23. Dezember 2022 § 9 HRV angepasst (C.). Abschließend gibt das Rundschreiben Hinweise zur möglichen Handhabung weiterer, in der notariellen Praxis relevanter Sachverhalte im Kontext des Datenschutzes und der Datensparsamkeit (D.).

Die zwischen den Landesjustizverwaltungen abgestimmte Fassung der Anpassung der Dienstordnung sowie die zugrundeliegende nicht-amtliche Begründung sind als Anlage beigefügt. Des Weiteren ist diesem Rundschreiben ein ergänzendes Merkblatt über die wesentlichen Änderungen für die notarielle Praxis beigefügt, das insbesondere als Handreichung für Mitarbeitende gedacht ist.

 

A. Rechtslage vor Änderung der DONot

Die Aufnahme von Wohnanschriften, Seriennummern von Ausweisdokumenten und Bankverbindungen in notarielle Urkunden und die Übermittlung dieser Daten an das Handelsregister entsprachen den bisherigen beurkundungs- und dienstrechtlichen Vorschriften. Die Identifizierung und genaue Bezeichnung der Beteiligten gewährleistet die erhöhte Rechtssicherheit notarieller Urkunden und dient dem Schutz des Rechtsverkehrs.[3]

Wohnanschriften mussten nach bisheriger Rechtslage in aller Regel in die Urkunde aufgenommen und in der Folge auch an das Handelsregister übermittelt werden. § 5 Abs. 1 Satz 1 DONot erforderte bislang grundsätzlich die Angabe unter anderem der „Anschrift“ – also der Wohnanschrift[4] – des Beteiligten. Nur in besonderen Ausnahmefällen zum Schutz eines Beteiligten oder seiner Haushaltsangehörigen vor einer konkreten Gefährdungssituation (§ 5 Abs. 1 Satz 3 DONot) oder in Vertretungsfällen bei Mitarbeitenden in Notarbüros und Vertretern juristischer Personen (§ 5 Abs. 1 Satz 4 DONot) konnte bislang von deren Angabe abgesehen werden.

Die Aufnahme von Seriennummern von Ausweisdokumenten oder von Kontoverbindungen in notarielle Urkunden, die an das Handelsregister übermittelt werden, dürfte in der notariellen Praxis zwar eher eine Ausnahme darstellen, kann aber verschiedentlich notwendig sein.[5] Die Übermittlung von Urkunden, die solche Daten enthalten, an die Handelsregister war bislang nicht untersagt und daher nicht zu beanstanden.

 

B. Änderung der Dienstordnung für Notarinnen und Notare zum 1. Juni 2023

I. Überblick

Die Änderungen der DONot betreffen zum einen die Vorgaben zur Bezeichnung der Beteiligten in notariellen Urkunden (§ 5 Abs. 1 Satz 4, Satz 5 DONot k. F.) und zum anderen den Inhalt von Urkunden, die an das Handelsregister oder ein ähnliches Register übermittelt werden (§ 5a DONot k. F.):

• Gemäß § 5 Abs. 1 Satz 4 DONot k. F. kann von der Angabe der Wohnanschrift (nicht des Wohnortes) abgesehen werden, wenn die Urkunde zur Übermittlung an das Handelsregister oder ein ähnliches Register bestimmt ist und Zweifel und Verwechslungen ausgeschlossen sind.
   
• Gemäß § 5 Abs. 1 Satz 5 DONot k. F. kann anstelle der Wohnanschrift und des Wohnortes einer natürlichen Person auch deren Geschäfts- oder Dienstanschrift einschließlich des Geschäfts- oder Dienstortes angegeben werden, wenn die Person geschäftlich oder dienstlich auftritt.
   
• Übermittelt die Notarin oder der Notar Dokumente elektronisch in öffentlich beglaubigter Form an das Handelsregister oder ein ähnliches Register, regelt § 5a Satz 1 DONot k. F., dass Wohnanschriften, Seriennummern von Ausweisdokumenten sowie Kontoverbindungen nicht in das Dokument aufgenommen oder unkenntlich gemacht werden sollen. Dies gilt nicht, wenn die übermittelnde Stelle den Entwurf des Dokuments nicht gefertigt hat (§ 5a Satz 2 DONot k. F.).

II. Anpassung des § 5 Abs. 1 DONot

Die Änderungen in § 5 Abs. 1 DONot betreffen die Vorgaben zur Bezeichnung beteiligter natürlicher Personen in notariellen Urkunden.

1. Verzicht auf die Angabe einer Wohnanschrift (Straße und Hausnummer) gemäß § 5 Abs. 1 Satz 4 DONot k. F.

§ 5 Abs. 1 Satz 4 DONot k. F. erweitert die Möglichkeiten, bei der Bezeichnung der Beteiligten von der Angabe der Wohnanschrift abzusehen.[6] Nach § 5 Abs. 1 Satz 1 DONot ist bei der Bezeichnung natürlicher Personen in der Urkunde im Grundsatz auch der Wohnort sowie die Wohnanschrift anzugeben. Die DONot konkretisiert insoweit § 10 Abs. 2 BeurkG, wonach Beteiligte in der Urkunde so genau zu bezeichnen sind, dass Zweifel und Verwechslungen ausgeschlossen sind. An dem Grundsatz, dass bei natürlichen Personen auch deren Wohnanschrift zu nennen ist, wird festgehalten. Die Aufnahme der Wohnanschrift dient der eindeutigen Identifizierung und soll daher in der Regel erhalten bleiben. Die neue Möglichkeit des § 5 Abs. 1 Satz 4 DONot k. F. gilt in Anlehnung an § 10 Abs. 2 BeurkG daher nur, wenn Zweifel und Verwechslungen ausgeschlossen sind.

Bereits nach bisheriger Rechtslage ist in § 5 Abs. 1 Satz 3 DONot eine Ausnahme geregelt, wonach in besonders gelagerten Ausnahmefällen aus Gefährdungsgründen von der Angabe der Wohnanschrift (nicht des Wohnortes) abzusehen ist. Die Vorgaben der Dienstordnung wurden nun um § 5 Abs. 1 Satz 4 DONot k. F. ergänzt, wonach die Notarin oder der Notar auch in weiteren Fällen von der Angabe der Wohnanschrift (nicht des Wohnortes) absehen kann. Diese Möglichkeit besteht künftig bei allen Urkunden, die zur Übermittlung an das Handelsregister oder ein ähnliches Register bestimmt und soweit Zweifel und Verwechslungen ausgeschlossen sind. Ähnliche Register im Sinne des § 5 Abs. 1 Satz 4 DONot k. F. sind solche Register, die ebenso wie das Handelsregister dazu bestimmt sind, mit besonderer Beweiswirkung über die Rechtsverhältnisse von Kaufleuten, Handelsgesellschaften oder juristischen Personen Auskunft zu geben.[7] Umfasst sind daher auch Urkunden, die zur Übermittlung an das Genossenschaftsregister, das Partnerschaftsregister und das Vereinsregister sowie nach deren Einführung auch an das Stiftungsregister und das Gesellschaftsregister bestimmt sind. Urkunden, die zur Übermittlung an das Grundbuchamt bestimmt sind, sind von § 5 Abs. 1 Satz 4 DONot k. F. nicht erfasst.

Die Möglichkeit, nach § 5 Abs. 1 Satz 4 DONot k. F. von der Angabe der Wohnanschrift abzusehen, besteht ausschließlich bei Urkunden, die zu dem Zweck errichtet werden, an eines der vorgenannten Register übermittelt zu werden. In erster Linie betrifft dies Anmeldungen zu den Registern sowie Urkunden über zugrundeliegende Beschlüsse und Willenserklärungen, die an das Register übermittelt werden, wie etwa die Urkunde über den Beschluss einer GmbH-Satzungsänderung. Auch Vollmachten, die in einem unmittelbaren Zusammenhang mit einer Übermittlung an ein Register stehen, sind erfasst, z. B. Gründungsvollmachten im Sinne des § 2 Abs. 2 GmbHG. Nicht erfasst sind dagegen solche Urkunden, die nicht unmittelbar zur Übermittlung an das Register errichtet wurden, bei denen aber nicht ausgeschlossen ist, dass sie auch an das Register übermittelt werden müssen, wie etwa General- und Vorsorgevollmachten (vgl. hierzu auch Abschnitt D.).

§ 5 Abs. 1 Satz 4 DONot k. F setzt vor dem Hintergrund des § 10 Abs. 2 BeurkG für ein Weglassen der Wohnanschrift weiter voraus, dass Zweifel und Verwechslungen ausgeschlossen sind. Daher genügt die Angabe lediglich des Wohnortes zur Bezeichnung der Beteiligten jedenfalls dann nicht, wenn der Notarin bzw. dem Notar bekannt ist, dass die Anschrift für eine ordnungsgemäße Identifikation erforderlich ist. Dies wäre etwa der Fall, wenn die Amtsperson Kenntnis davon hat, dass an dem Wohnort eine Person mit demselben Vor- und Nachnamen sowie Geburtsdatum wohnhaft ist. Die Notarin oder der Notar ist jedoch nicht gehalten, dieser Frage aktiv nachzugehen.

Ist der Tatbestand des § 5 Abs. 1 Satz 4 DONot k. F erfüllt, kann auf die Angabe der Wohnanschrift als Identifikationsmerkmal verzichtet werden. Der Wohnort ist weiterhin anzugeben, nicht hingegen auch die Postleitzahl.[8]

2. Ersetzung der Wohnanschrift durch die Geschäfts- oder Dienstanschrift gemäß § 5 Abs. 1 Satz 5 DONot k. F.

Daneben erweitert § 5 Abs. 1 Satz 5 DONot k. F. die Möglichkeit, anstelle der Wohnanschrift und des Wohnortes eines Beteiligten die Geschäfts- oder Dienstanschrift sowie den Geschäfts- oder Dienstort anzugeben. Dies war nach dem bislang geltenden § 5 Abs. 1 Satz 4 DONot nur bei Vertreterinnen und Vertretern von juristischen Personen sowie bei Mitarbeitenden der Notarin oder des Notars möglich. Diese Möglichkeit wird nun auf alle Fälle ausgedehnt, in denen eine natürliche Person geschäftlich oder dienstlich handelt.

Erfasst sind also weiterhin die bereits bislang geregelten Vertretungskonstellationen, da in diesen Fällen ein geschäftliches oder dienstliches Auftreten erfolgt, etwa beim Auftreten einer Geschäftsführerin oder eines Geschäftsführers für eine GmbH bzw. einer Bürgermeisterin oder eines Bürgermeisters für eine Gemeinde. Zukünftig sind darüber hinaus auch Fälle der Vertretung einer rechtsfähigen Personengesellschaft oder einer natürlichen Person umfasst, sofern die vertretende Person geschäftlich oder dienstlich auftritt. Außerdem sind auch Konstellationen einbezogen, in denen die Vertreterin oder der Vertreter nicht in die Arbeitsorganisation der vertretenen Person eingebunden ist, sondern selbstständig handelt, etwa eine Rechtsanwältin oder ein Rechtsanwalt. Die Regelung gilt überdies auch für Parteien kraft Amtes, etwa eine Insolvenzverwalterin oder einen Insolvenzverwalter. In Vertretungskonstellationen gelten die Regelungen des § 5 Abs. 1 Satz 4, Satz 5 DONot k. F. schließlich im Grundsatz auch für die materiell Beteiligten (also die Vertretenen).[9] In diesen Fällen kann zukünftig anstelle der Wohnanschrift und des Wohnortes die Geschäfts- oder Dienstanschrift sowie der Geschäfts- oder Dienstort angegeben werden. Beim Vorgang der Gründung einer Gesellschaft können nach Auffassung der Geschäftsstelle der Bundesnotarkammer auch die künftige Geschäftsanschrift und der künftige Geschäftsort angegeben werden.

Von der Erweiterung der Gestaltungsmöglichkeiten unberührt bleiben auch weiterhin die registerrechtlichen Vorgaben zum Inhalt des Registerblattes und der Registeranmeldung. So kann nach § 5 Abs. 1 Satz 5 DONot k. F. etwa bei der Anmeldung der Bestellung einer Geschäftsführerin oder eines Geschäftsführers zwar im Beglaubigungsvermerk der Registeranmeldung die Wohnanschrift und der Wohnort durch die Geschäftsanschrift und den Geschäftsort ersetzt werden. In der Handelsregisteranmeldung selbst ist mit Blick auf § 43 Nr. 4 Buchstabe b Handelsregisterverordnung (HRV) weiterhin der Wohnort (nicht dagegen die Wohnanschrift) der neuen Geschäftsführerin bzw. des neuen Geschäftsführers zu nennen.

III. Einfügung von § 5a DONot k. F.

Der neu eingefügte § 5a DONot k. F. trifft Regelungen zum zulässigen Inhalt von Dokumenten, die elektronisch in öffentlich beglaubigter Form an das Handelsregister oder ein ähnliches Register übermittelt werden. Wohnanschriften, Seriennummern von Ausweisdokumenten sowie Kontoverbindungen sollen nicht an das Register übermittelt werden. Hierzu verlangt § 5a Satz 1 DONot k. F., dass diese Daten entweder in die Dokumente nicht aufgenommen oder vor der Übermittlung unkenntlich gemacht werden.

1. Anwendungsbereich

§ 5a Satz 1 DONot k. F. erfasst nur Dokumente, die an das Handelsregister oder an ein ähnliches Register übermittelt werden. Betroffen sind daher Dokumente, die an das Handels-, Genossenschafts-, Partnerschafts- und Vereinsregister sowie künftig an das Gesellschafts- und Stiftungsregister übermittelt werden. Nicht erfasst sind Dokumente, die an das Grundbuchamt übermittelt werden.

Die Pflicht, die in § 5a Satz 1 DONot k. F. genannten Angaben nicht in ein Dokument aufzunehmen oder sie vor Übermittlung unkenntlich zu machen, erfasst jedoch nicht sämtliche Dokumente, die von der Notarin oder dem Notar elektronisch an das Register übermittelt werden. Gemäß § 5a Satz 2 DONot k. F. gilt diese Pflicht nicht bei Fremdentwürfen und bei Dokumenten, die nicht in öffentlich beglaubigter Form übermittelt werden. Im Einzelnen:

• Vom Tatbestand des § 5a Satz 1 DONot k. F. nicht erfasst sind Dokumente, die als elektronische Aufzeichnungen an das Register übermittelt werden (§ 12 Abs. 2 Satz 2 Hs. 1 HGB). Dies betrifft bspw. nicht notarbescheinigte Gesellschafterlisten (§ 40 Abs. 1 GmbHG), sowie nicht formbedürftige Gesellschafterbeschlüsse (z.B. zur Bestellung einer Geschäftsführerin oder eines Geschäftsführers) oder weitere Dokumente, die als Urschrift oder einfache Abschrift einzureichen sind.
   
• Beglaubigt die Urkundsperson Fremdentwürfe, die sie nicht selbst erstellt hat, dürfen diese in öffentlicher Form an das Register übermittelt werden, auch wenn sie ein oder mehrere personenbezogene Daten nach § 5a Satz 1 DONot k. F. enthalten (§ 5a Satz 2 DONot k. F.). Denn die DONot wendet sich nur an die Notarin oder den Notar im Rahmen der öffentlich-rechtlichen Beurkundungstätigkeit. Bei der Beglaubigung von Fremdentwürfen fällt der Text des Entwurfs – mit Ausnahme einer Evidenzkontrolle nach §§ 4, 40 BeurkG, § 14 Abs. 2 BNotO – nicht in den notariellen Verantwortungsbereich der betreffenden Amtsträgerin bzw. des betreffenden Amtsträgers. Legen Beteiligte einen Fremdentwurf vor, der personenbezogene Daten im Sinne des § 5a Satz 1 DONot enthält, fällt dies in den Verantwortungsbereich der Beteiligten; es obliegt ihnen, bei Bedarf ein entsprechend korrigiertes Dokument beizubringen.[10] Die Vorgabe des § 5a Satz 1 DONot k. F. beschränkt sich in diesen Fällen auf eine ggf. im Beglaubigungsvermerk enthaltene Wohnanschrift.
   
• Zu beachten ist, dass sowohl Fremdentwürfe als auch privatschriftliche Dokumente wiederum von § 5a Satz 1 DONot k. F. erfasst sind, wenn diese unmittelbar in der Niederschrift enthalten sind oder auf diese in der Niederschrift verwiesen wird und diese der Niederschrift beigefügt werden. So ist etwa eine von der Steuerberaterin bzw. dem Steuerberater erstellte und der Niederschrift nach § 14 Satz 1 BeurkG beigefügte Bilanz auf die in § 5a Satz 1 DONot k. F. genannten Angaben hin zu überprüfen. Nicht unter § 5a Satz 1 DONot k. F. fallen damit privatschriftliche und fremdentworfene Dokumente, die einer Niederschrift lediglich zur informatorischen Verweisung beigefügt werden und privatschriftliche und fremdentworfene Vollmachten, die der Niederschrift nach § 12 Abs. 1 Satz 1 BeurkG beigefügt werden.

2. Angaben, die nicht an das Register übermittelt werden sollen

Soweit § 5a DONot k. F. nach dem Vorgenannten Anwendung findet, sollen die an das Register übermittelten Dokumente keine Wohnanschriften, Seriennummern von Ausweisdokumenten sowie Kontoverbindungen beinhalten.

Diese Vorgabe kann im Büroablauf auf zwei verschiedene Arten erfüllt werden:

• Zum einen können die Angaben bereits nicht in die Urschrift aufgenommen werden, wobei hinsichtlich der Wohnanschrift die Vorgaben des § 5 DONot k. F. zu beachten sind. In diesen Fällen kann eine vollständige beglaubigte elektronische Abschrift der Urschrift erstellt werden, die an das Register übermittelt wird.
   
• Zum anderen kann von der Urschrift, die eine der in § 5a Satz 1 DONot k. F. genannten Angaben enthält, eine auszugsweise beglaubigte elektronische Abschrift gefertigt werden, in welcher die jeweiligen Angaben unkenntlich gemacht werden. Hierfür stellt der PDF-Viewer in XNP eine Funktion bereit, mit der bestimmte Teile des übermittelten Dokuments zum „Weißen“ ausgewählt und freiwillig bei Bedarf (z.B. mit „Wohnanschrift unkenntlich gemacht“) überschrieben werden können.[11] Alternativ können die Angaben natürlich auch außerhalb von XNP in der eigenen Software unkenntlich gemacht und das Dokument mit den bereits unkenntlich gemachten Angaben hochgeladen werden.

a) Keine Wohnanschriften, § 5a Satz 1 Nr. 1 DONot k. F.

Die Dokumente sollen keine Wohnanschriften mehr enthalten, § 5a Satz 1 Nr. 1 DONot k. F. In der Vorschrift wird ausdrücklich die Wohnanschrift in Bezug genommen, Geschäfts- und Dienstanschriften sind somit nicht erfasst und dürfen demnach weiterhin in den Dokumenten aufgeführt werden; ebenso der Wohnort. Soweit Geschäfts- und Wohnanschrift identisch sind, besteht nach dem Wortlaut des § 5a Satz 1 Nr. 1 DONot k. F. keine Pflicht zur Unkenntlichmachung der Geschäftsanschrift.[12]

Unkenntlich zu machen sind ferner alle Stellen, an denen eine Wohnanschrift enthalten ist. Zu denken ist etwa auch an die Anschrift von Dolmetscherinnen und Dolmetschern.

b) Keine Seriennummern von Ausweisdokumenten, § 5a Satz 1 Nr. 2 DONot k. F.

Gegenüber der Notarin oder dem Notar wird die Identität regelmäßig durch Vorlage eines gültigen Ausweises nachgewiesen. Vor diesem Hintergrund wird teilweise die Personalausweisnummer von der Notarin oder dem Notar erfasst. Grundsätzlich ist dies zulässig. § 5a Satz 1 Nr. 2 DONot k. F. sieht vor, dass Seriennummern von Ausweisdokumenten künftig grundsätzlich aber nicht mehr an das Registergericht übermittelt werden sollen. Deren Veröffentlichung in einem Register ist zur Information des Rechtsverkehrs nicht erforderlich.

c) Keine Kontoverbindungen, § 5a Satz 1 Nr. 3 DONot k. F.

Kontoverbindungen (Kreditinstitut, IBAN sowie BIC)[13] sollen künftig ebenfalls nicht mehr in den zu übermittelnden Dokumenten enthalten sein, § 5a Satz 1 Nr. 3 DONot k. F. Soweit dies der Fall ist, wären diese vor einer Übermittlung an das Registergericht grundsätzlich unkenntlich zu machen.

Die Pflicht zur Unkenntlichmachung von Kontoverbindungen trägt der regelmäßig vorliegenden Sensibilität dieser Daten Rechnung.[14] Geschäftliche Kontoverbindungen, die dem Rechtsverkehr allgemein bekannt sind und beispielsweise in geschäftlichen Briefköpfen oder Fußzeilen geführt werden, sind regelmäßig nicht sensibel, sodass in diesen Fällen nach Auffassung der Geschäftsstelle der Bundesnotarkammer eine Pflicht zur Unkenntlichmachung nicht besteht, zumal § 5a Satz 1 DONot k. F. lediglich als Soll-Vorschrift ausgestaltet ist.

3. § 5a Satz 1 DONot k. F. als „Soll-Vorschrift“

§ 5a Satz 1 DONot k. F. ist als „Soll-Vorschrift" formuliert; damit wird zum Ausdruck gebracht, dass Ausnahmen zulässig sind und in atypischen Fällen von den Vorgaben abgewichen werden kann. Unter bestimmten Umständen kann es im Interesse der Beteiligten sein, beispielsweise auch die Wohnanschrift an das Register zur Veröffentlichung zu übermitteln. Dies betrifft etwa den Fall, dass Vorsorge dafür getroffen werden soll, dass der Rechtsverkehr im Ausland Urkunden mit Wohnanschrift verlangt. Die Angabe von Kontoverbindungen kann im Zusammenhang mit umwandlungsrechtlichen Vorgängen notwendig sein. So wäre etwa denkbar, dass bestimmte Konten von einer Gesellschaft abgespalten werden sollen. Der sachenrechtliche Bestimmtheitsgrundsatz erfordert in diesen Fällen, dass die Konten im Spaltungsvertrag nach § 126 Abs. 1 Nr. 9 UmwG hinreichend konkret bezeichnet werden. Gemäß § 125 Satz 1, § 17 UmwG ist der Spaltungsvertrag der Anmeldung beizufügen. Angesichts der materiellrechtlichen Bedeutung ist es in diesen Fällen sachgerecht, Kontoverbindungen nicht vor der Übermittlung unkenntlich zu machen, um die Prüfungskompetenz der Registergerichte nicht einzuschränken.[15]

Nach dem Sinn und Zweck und in Einklang mit dem Wortlaut als „Soll-Vorschrift“ sind von der Norm auch solche Fälle nicht erfasst, in denen die Notarin bzw. der Notar Dokumente an das Register übermittelt, welche nicht über den Registerordner öffentlich zugänglich gemacht werden, sondern lediglich als nichtöffentliche Beiakten im Sinne des § 8 HRV qualifiziert sind. Diese Dokumente fallen auch dann nicht unter § 5a DONot k. F., wenn es sich um Dokumente in öffentlich beglaubigter Form handelt. Zu nennen sind etwa Erbverträge und Testamente, mit denen die Rechtsnachfolge nachgewiesen wird, § 12 Abs. 1 Satz 5 HGB, § 9 Abs. 1 Satz 2 HRV (zur Änderung der HRV siehe sogleich Abschnitt C.).

 

C. Änderung der Vorgaben der Handelsregisterverordnung für die Registergerichte

I. Inhalt des Registerordners gemäß § 9 Abs. 1 Satz 1 und 2 HRV n. F.

Um den Schutz personenbezogener Daten im Handelsregister zu gewährleisten, wurde auch die Handelsregisterverordnung (HRV) geändert. Diese Änderungen sind bereits zum 23. Dezember 2022 in Kraft getreten und enthalten lediglich Vorgaben, die sich unmittelbar an die Registergerichte richten.

Gemäß § 9 Abs. 1 Satz 1 HRV werden die einzureichenden Dokumente grundsätzlich in den öffentlichen Registerordner aufgenommen. § 9 Abs. 1 Satz 2 HRV n. F. ordnet nunmehr an, dass hierunter nur solche Dokumente zu verstehen sind und in den Registerordner aufgenommen werden sollen, deren Einreichung gesetzlich besonders angeordnet wird (z. B. der Gesellschaftsvertrag nach § 8 Abs. 1 Nr. 1 GmbHG oder Umwandlungsverträge nach § 17 Abs. 1 UmwG). Dokumente, die hingegen überobligatorisch oder auf Anforderung des Registergerichts im Wege ihrer Amtsermittlung eingereicht werden, sollen lediglich Bestandteil der Registerakte (§ 8 HRV), nicht aber des Registerordners werden. Somit dürfen etwa Ausweiskopien oder Einzahlungsbelege grundsätzlich nicht mehr veröffentlicht werden. Auch Erbscheine, Erbverträge, öffentliche Testamente, Europäische Nachlasszeugnisse und sonstige Dokumente, die nach § 12 Abs. 1 Satz 5 HGB eingereicht werden, sollen nicht in den Registerordner aufgenommen werden. Die Einsicht in diese Unterlagen ist für den Rechtsverkehr nicht notwendig.[16]

Ausweislich der Materialien zur Änderung der HRV kann das Registergericht eine übermittelte Datei allerdings insgesamt in den öffentlich einsehbaren Registerordner einstellen, wenn die übermittelte Datei auch nur ein einziges Dokument enthält, das zwingend in den Registerordner einzustellen wäre.[17] Dem kann bspw. bei einem Erbschein ggf. durch Übermittlung in einer gesonderten Datei an das Registergericht Rechnung getragen werden.

II. Möglichkeit eines Dokumentenaustauschs gemäß § 9 Abs. 7 HRV n. F.

Ergänzend regelt § 9 Abs. 7 HRV n. F., dass im Register nunmehr kenntlich zu machen ist, wenn ein im Registerordner eingestelltes Dokument durch ein neues ausgetauscht wird. Eine weitergehende verfahrensrechtliche Grundlage für oder einen materiell-rechtlichen Anspruch auf den Austausch eines eingestellten Dokuments enthält § 9 Abs. 7 HRV n. F. allerdings nicht. Entsprechend den Materialen ist diese Vorschrift lediglich deklaratorischer Natur.[18] Ein Anspruch der Beteiligten, ein Dokument auszutauschen, das bereits an das Register übermittelt und dort in den Registerordner eingestellt wurde, besteht in der Regel nicht.[19]

 

D. Weitere Handlungsempfehlungen außerhalb von §§ 5, 5a DONot k. F.

I. Exkurs: Grundlegendes zu datenschutzrechtlichen Anforderungen

Aus den datenschutzrechtlichen Vorgaben ergeben sich keine Pflichten zur Unkenntlichmachung von Angaben in Urkunden, die über §§ 5, 5a DONot k. F. hinausgehen. Insbesondere ist es auch weiterhin zulässig, eine bildliche Ablichtung der Urkunde an das Registergericht zu übermitteln, die Unterschriftszüge der Beteiligten enthält.

Gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. c DS‑GVO müssen personenbezogene Daten „dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein“ (sog. Grundsatz der Datenminimierung). Angemessen ist die Datenverarbeitung, wenn sie (irgend-)einen Bezug zum Verarbeitungszweck aufweist. Die Erheblichkeit liegt vor, wenn die Verarbeitung geeignet ist, den Zweck zu fördern. Die Beschränkung auf das notwendige Maß erfordert schließlich, dass Daten nicht verarbeitet werden dürfen, wenn der Verarbeitungszweck auch ohne sie erreicht werden kann.[20] Die § 5 Abs. 1, § 5a DONot k. F. konkretisieren diese allgemeinen unionsrechtlichen Vorgaben für den notariellen Bereich und im Hinblick auf die Veröffentlichung im Handelsregister oder einem ähnlichen Register mit Publizitätswirkung abschließend.

Über die in §§ 5, 5a DONot k. F. enthaltenen Vorgaben hinaus ergeben sich aus dem Grundsatz der Datenminimierung keine weitgehenderen Pflichten zur Unkenntlichmachung bestimmter Angaben. Um die unter anderem vom Handelsregister bezweckte Publizität gewährleisten zu können sowie die unionsrechtlichen Offenbarungspflichten zu erfüllen, sind Urkunden im Übrigen dem gesamten Inhalt nach einzureichen.[21] Insbesondere in einem Dokument enthaltene Unterschriftszüge der Beteiligten sind grundsätzlich nicht vor der Übermittlung an das Registergericht unkenntlich zu machen. Von der Aufnahme einer entsprechenden Möglichkeit in § 5a Satz 1 DONot k. F. wurde ausdrücklich abgesehen, da bildliche Abbildungen von Unterschriftszügen dem Rechtsverkehr als wichtiges Beweismittel dienen und den Registergerichten im Rahmen ihrer Amtsermittlung nach § 26 FamFG die rechtssichere Überprüfung der Eintragungsvoraussetzungen ermöglichen.[22] Umgekehrt schränkt § 5a DONot nicht die Möglichkeit ein, „Leseabschriften“ an Registergerichte zu übermitteln.

II. Weitere praxisrelevante Hinweise

Die nachstehenden Hinweise können sich auch abseits datenschutzrechtlicher Erwägungen und Verpflichtungen anbieten, um der Veröffentlichung von Dokumenten im Registerordner und der damit einhergehenden Möglichkeit eines kostenlosen Abrufs angemessen Rechnung zu tragen.

1. Übermittlung von Ablichtungen von Ausweisdokumenten

Von der Übermittlung einer Ablichtung von Ausweisdokumenten an die Register sollte abgesehen werden.

Inwieweit die Übermittlung von Ausweiskopien an das Registergericht überhaupt erforderlich ist, ist mangels ausdrücklicher Regelung stark einzelfallabhängig. Notarinnen und Notare sind zwar nach § 8 Abs. 2 Satz 2, § 12 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 GwG verpflichtet, die formell Beteiligten anhand bestimmter Ausweisdokumente zu identifizieren und eine Kopie derselben anzufertigen. Allerdings dienen die Kopien lediglich der Dokumentation der Einhaltung der geldwäscherechtlichen Pflichten – regelmäßig in der Nebenakte. Einer Übermittlung an das Registergericht bedarf es in aller Regel nicht. In besonders gelagerten Einzelfällen kann die Beifügung von Ausweis‑ oder Passdokumenten statthaft sein, beispielsweise wenn die Urkunde im Ausland verwendet werden soll. Außerhalb dieser Ausnahmefälle kann auf die Beifügung und Übermittlung an das Registergericht regelmäßig im Sinne des Grundsatzes der Datenminimierung verzichtet werden.

2. Auszugsweise Abschriften bezüglich grundsätzlich eigenständiger Beurkundungsgegenstände

Soweit ausnahmsweise zwei grundsätzlich eigenständige Beurkundungsgegenstände in einer Urkunde zusammengefasst worden sind (wie beispielsweise Gesellschaftsvertrag und Gesellschaftervereinbarungen)[23], kann – abseits datenschutzrechtlicher Erwägungen – bereits § 18 Abs. 1 Satz 1 und 2 BNotO der Übermittlung der vollständigen Urkunde an das Registergericht entgegenstehen.[24]

Vor diesem Hintergrund sollte in diesen seltenen Fällen daher lediglich eine auszugsweise Abschrift eingereicht werden.

3. Umgang mit Vollmachten

Ein differenziertes Vorgehen kann sich anbieten, wenn einer der materiell Urkundsbeteiligten mittels einer Vollmacht vertreten wird, deren Anwendungsbereich über den konkreten Beurkundungsgegenstand hinausgeht. Gerade bei General- und Vorsorgevollmachten liegt es nahe, diese nicht in dem öffentlich zugänglichen Registerordner zu veröffentlichen.

a) Vollmachten bei Registeranmeldungen

Bei Registeranmeldungen bieten sich hierfür zwei alternative Möglichkeiten an:

Zum einen kann anstelle öffentlicher oder öffentlich beglaubigter Vollmachten eine Vertretungsbescheinigung nach § 21 Abs. 3 Satz 1 BNotO eingereicht werden, § 12 Abs. 1 Satz 4 HGB. Die in dem Vollmachtsdokument enthaltenen Angaben werden dann schon gar nicht an das Registergericht übermittelt. In Fällen, in denen dem Registergericht etwa eine General- und Vorsorgevollmacht zu übermitteln wäre, bietet es sich demnach an, soweit zulässig stattdessen von der Möglichkeit der Einreichung einer Vertretungsbescheinigung Gebrauch zu machen. Dies gilt umso mehr, wenn der Vollmachtsurkunde – wie in der Praxis gelegentlich der Fall – die Ablichtung eines Ausweisdokuments des Vollmachtgebers oder eine Patientenverfügung beigefügt ist.

Alternativ ist auch denkbar, Registeranmeldung und Vollmacht in zwei gesonderten Dateien einzureichen. Den Registergerichten stünde es dann offen, die Anmeldung zum Registerordner, die Vollmacht dagegen zu den nicht öffentlich einsehbaren Registerakten zu nehmen. Eine derartige Praxis sollte zuvor mit dem jeweiligen Registergericht abgestimmt werden.

b) Vollmachten als Bestandteil einzureichender notarieller Niederschriften

Notariellen Niederschriften sind vorgelegte Vollmachten gemäß § 12 Abs. 1 Satz 1 BeurkG in Urschrift oder beglaubigter Abschrift beizufügen. Aus gesellschaftsrechtlicher Sicht sind etwa im Falle der Gründung einer GmbH gemäß § 8 Abs. 1 Nr. 1 GmbHG die Vollmachten der Vertreter bzw. eine beglaubigte Abschrift dieser der Anmeldung beizufügen.

Auch in diesen Fällen kann nach Auffassung der Geschäftsstelle der Bundesnotarkammer anstelle der Beifügung einer Abschrift der Vollmacht soweit zulässig eine Vertretungsbescheinigung nach § 21 Abs. 3 Satz 1 BNotO beigefügt und somit an das Registergericht werden. In Betracht kommen hierfür grundsätzlich zwei Vorgehensweisen: Eine Vertretungsbescheinigung könnte bereits der Niederschrift anstelle der Vollmachtsurkunde beigefügt werden. Im Anschluss wird dem Registergericht eine elektronisch beglaubigte Abschrift der Niederschrift samt Vertretungsbescheinigung übermittelt. Ferner könnte – sofern der Niederschrift eine Vollmachtsurkunde beigefügt wird – von der Übermittlung der Vollmachtsurkunde abgesehen und dem Registergericht anstelle der Vollmachtsurkunde eine Vertretungsbescheinigung übermittelt werden.[25]

Alternativ kann es sich empfehlen, auch bei beurkundeten Niederschriften die Niederschrift und die beizufügenden Vollmachtsdokumente in unterschiedlichen Dateien an das Registergericht zu übersenden. Dadurch erleichtern Notarinnen und Notare den Registergerichten eine Zuordnung der Dokumente zu den Registerakten und -ordnern. Auch insoweit empfiehlt es sich, vorab Rücksprache mit dem jeweiligen Registergericht zu halten.

Wir bitten um Weitergabe dieses Rundschreibens an Ihre Mitglieder. Für Fragen stehen wir gerne zur Verfügung.

 

[1] BGBl. I 2021, S. 3338.

[2] Die Umsetzung der Änderung der DONot obliegt der jeweiligen Landesjustizverwaltung.

[3] Bord in: BeckOGK, Stand 1.4.2023, § 10 BeurkG Rn. 3, 5; Limmer in: Frenz/Miermeister, Bundesnotarordnung, 5. Aufl. 2020, § 10 BeurkG Rn. 1.

[4] Vgl. Bremkamp in BeckOK BeurkG, 8. Edition, Stand 15.09.2022, § 10 Rn. 86; Echternach in BeckOK BeurkG, 8. Edition, Stand 01.03.2023, § 5 Rn. 10; Bord in BeckOGK BeurkG, Stand 01.04.2023, § 10 Rn. 8.1 f.

[5] Etwa im Hinblick auf den Einzahlungsbeleg bei der GmbH-Bargründung, der in § 2 Abs. 2 Satz 2 GmbH bei erheblichen Zweifeln an der Richtigkeit der Versicherung gefordert werden kann, oder um die Erfüllung der gesetzlichen Identifizierungspflicht zu dokumentieren; vgl. zur Angabe der Kontoverbindung ferner etwa S. 9 der nichtamtlichen Begründung zu § 5a DONot n. F.

[6] Soweit angenommen wird, § 5 DONot sei auch auf die Bezeichnung von Dolmetschern und weiteren Hilfspersonen anwendbar, kann nach Maßgabe des § 5 DONot auch bei diesen Personen auf eine Angabe der Wohnanschrift verzichtet oder stattdessen die Dienst- oder Geschäftsanschrift und der Dienst- oder Geschäftsort angegeben werden.

[7] Die neue Regelung in § 5 Abs. 1 Satz 4 DONot ist an § 21 Abs. 1 Satz 1 BNotO angelehnt, sodass auf die dortige Kommentierung verwiesen werden kann, vgl. Sander in BeckOK BNotO, 7. Edition, Stand 01.03.2023, § 21 Rn. 9; s. auch S. 5 der nichtamtlichen Begründung.

[8] Die Angabe der Postleitzahl ist bereits in der bisherigen Fassung lediglich optional, vgl. Echternach in BeckOK BeurkG, 8. Edition, Stand 01.03.2023, § 5 Rn. 10. Da die Postleitzahl – gerade bei größeren Gebietskörperschaften – Rückschlüsse auf die Wohnanschrift zulässt, dürfte es sich empfehlen, diese in den Fällen des § 5 Abs. 1 Satz 4 DONot n. F. nicht anzugeben.

[9] Vgl. Bord in BeckOGK BeurkG, Stand 01.04.2023, § 10 Rn. 13; Eickelberg/Schmitt in Armbrüster/Preuß, BeurkG mit NotAktVV und DONot, 9. Aufl. 2022, § 5 DONot Rn. 34.

[10] Ungeachtet dessen bleibt es der Notarin oder dem Notar möglich, eine auszugsweise beglaubigte Abschrift zu fertigen, vgl. S. 10 der nichtamtlichen Begründung.

[11] Eine Anleitung zu dieser Funktion findet sich in der Online-Hilfe der Bundesnotarkammer, abrufbar unter https://onlinehilfe.bnotk.de/einrichtungen/bundesnotarkammer/xnp/module-funktionen/pdf-viewer.html#c14704.

[12] Umgekehrt steht § 5a Satz 1 Nr. 1 DONot einer Unkenntlichmachung auch nicht entgegen. Anbieten könnte sich dies etwa, wenn eine Gefährdung zu besorgen wäre.

[13] Vgl. S. 9 der nichtamtlichen Begründung zu § 5a DONot n. F.

[14] Vgl. S. 8 der nichtamtlichen Begründung zu § 5a DONot n. F.

[15] Vgl. hier etwa S. 9 der nichtamtlichen Begründung zu § 5a DONot n. F.

[16] Siehe hierzu BR-Drucks. 560/22, S. 28.

[17] BR-Drucks. 560/22, S. 28 f.

[18] BR‑Drs. 560/22, S. 29.

[19] Vgl. OLG Naumburg, BeckRS 5 Wx 14/22.

[20] Zu den Begriffen und zum Grundsatz der Datenminimierung siehe Herbst in Kühling/Buchner, DS‑GVO BDSG, 3. Aufl. 2020, Art. 5 DS‑GVO Rn. 57.

[21] Vgl. dazu etwa Herrler in Münchener Kommentar GmbHG, 4. Aufl. 2022, § 8 Rn. 9.

[22] Vgl. hierzu etwa die Sachverhalte in OLG Düsseldorf, Beschluss vom 22.1.2020 – 3WX 52/19, RNotZ 2020, 346; LG Hagen, Beschluss vom 21.6.2007 – 24 T 3/07, RNotZ 2007, 491; LG Trier, Beschluss vom 19.3.2009 – 7 HK T 1/09, BeckRS 2009, 29605

[23] Herrler in: Münchener Kommentar GmbHG, 4. Aufl. 2022, § 8 Rn. 9.

[24] Arndt in Lerch/Sandkühler, BNotO, 8. Aufl. 2016, § 18 Rn. 51.

[25] Vgl. Bremkamp in BeckOK BeurkG, 8. Ed., Stand 15.09.2022, § 12 Rn. 167.

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