Referentenentwurf einer Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse sowie zur Änderung der Verordnung über die notarielle Fachprüfung

Wir danken für die Gelegenheit zur Stellungnahme, von der wir gerne Gebrauch machen.

I. Zu Art. 1 (NotAktVV)

Wir begrüßen den vorliegenden Entwurf der NotAktVV ausdrücklich. Die Rechtsverordnung wird insbesondere nach Inbetriebnahme des Elektronischen Urkundenarchivs und Inkrafttreten ihrer diesbezüglichen Teile eine große Bedeutung für die Gestaltung des Arbeitsalltags der Notarinnen und Notare sowie ihrer Mitarbeitenden haben. Dem Referentenentwurf gelingt es u.E. weitgehend mustergültig, die an vielen Stellen vergleichsweise kleinteilige und technische Regelungsmaterie in transparente und systematisch kohärente Vorschriften zu fassen.

Zu einzelnen Teilen haben wir, insbesondere im Hinblick auf die Belange der notariellen Praxis, folgende Anmerkungen:

1. Zu § 1 Nr. 4

Wir regen an, hier anstelle von „Kostenregister“ von „Kostenverzeichnis“ zu sprechen, um die Terminologie den anderen notariellen Verzeichnissen anzugleichen (s. § 55 Abs. 2 BeurkG-2022 – „Urkundenverzeichnis“; § 59a BeurkG-2022 – „Verwahrungsverzeichnis“). Eine Rücksprache mit der Notarkasse und der Ländernotarkasse hat ergeben, dass dies befürwortet wird.

2. Zu § 4 Abs. 2

Die im Entwurf der Bund-Länder-Arbeitsgruppe zur Legaldefinition für ein allgemein gebräuchliches Dateiformat verwendete Formulierung ist im Referentenentwurf zum Ausnahmetatbestand nach Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 geworden.

Wir sehen dies als problematisch an. Denn man könnte zu einer Auslegung gelangen, die einen zu strengen Maßstab bezüglich der Unverhältnismäßigkeit im Sinne des Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 anlegt. Dadurch könnten die Notarkammern und Notarinnen und Notare, denen nach § 51 Abs. 1 Satz 2 BNotO die Verwahrzuständigkeit übertragen wurde, mit hohen Kosten für Spezialsoftware belastet werden, um auf ihnen übergebene elektronische Aufzeichnungen zugreifen zu können. Es besteht bei der Verwendung von Spezialsoftware die Gefahr der dauerhaften Bindung an einen einzigen Anbieter (Vendor-Lock-In). Daher sollte bei Verwendung spezieller, nicht allgemein gebräuchlicher Dateiformate wenigstens die Möglichkeit bestehen, diese in allgemein gebräuchliche Formate zu konvertieren. Wenn eine Spezialsoftware solch eine Funktion beinhalten würde, würde ihre Verwendung der vorgeschlagenen Fassung der Vorschrift genügen, auch wenn sie gewissermaßen intern ein anderes Dateiformat verwendet.

Daher regen wir an, Nr. 1 zu streichen und Satz 2 wie folgt zu fassen: „Elektronische Aufzeichnungen können auch in einem Dateiformat geführt werden, das nicht allgemein gebräuchlich ist, wenn dieses Dateiformat ohne erheblichen zeitlichen oder finanziellen Aufwand in ein allgemein gebräuchliches Format überführt werden kann.“

3. Zu § 5 Abs. 3

Wie die Begründung ausführt, orientiert sich die Vorschrift an § 33 Abs. 3 Satz 2 BNotO. Dort ist bezüglich der qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit geregelt, dass sie „keiner anderen Person“ überlassen werden darf. Wenn hier nun stattdessen von „keiner unbefugten Person“ die Rede ist, könnten Missverständnisse bezüglich der Frage aufkommen, ob körperliche Zugangsmittel für das Elektronische Urkundenarchiv doch in bestimmten Fällen – gegebenenfalls sogar nur von einer Einwilligung abhängig – einer anderen Person überlassen werden dürfen.

Wir regen daher an, Satz 2 wie folgt zu fassen: „Sie dürfen keiner anderen Person überlassen werden.“ U.E. ist aus dem Zusammenhang klar, dass andere Person jede von derjenigen oder demjenigen, der oder dem das Zugangsmittel zugeteilt wurde, verschiedene Person ist. Im Übrigen wird diese Formulierung bereits in § 33 Abs. 3 Satz 2 BNotO verwendet.

4. Zu § 6

Der Referentenentwurf formuliert, die Verhaltensregeln seien auf die Sicherheit der personenbezogenen Daten gerichtet, die „in den elektronischen Aufzeichnungen und den zu ihrer Führung verwendeten Hilfsmitteln verarbeitet werden“.

Der Entwurf der Bund-Länder-Arbeitsgruppe hat die Hilfsmittel näher qualifiziert durch die Einschiebung „soweit diese in elektronischer Form vorliegen“. Eine nähere Qualifikation erscheint geboten, da der Regelungsauftrag des § 36 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 BNotO sich – wie die Entwurfsbegründung im zweiten Satz des vorletzten Absatzes zu § 6 ebenfalls klarstellt – auf „die Einzelheiten der elektronischen Führung“ beschränkt.

Zwar erscheint auch eine Lesart der Formulierung des Referentenentwurfs denkbar, die nur elektronische Hilfsmittel erfasst. Zur Vermeidung von Unklarheiten regen wir jedoch an, die Passage am Ende des § 6 wie folgt zu formulieren: „[…] um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten, die in den elektronischen Aufzeichnungen und den zu ihrer Führung verwendeten elektronischen Hilfsmitteln verarbeitet werden.“

5. Zu § 7 Abs. 1 Nummer 3

Hier formuliert der Referentenentwurf „3. einfache elektronische Zeugnisse im Sinne des § 39a des Beurkundungsgesetzes“.

Wir regen an, stattdessen zu formulieren „3. elektronische Vermerke im Sinne des § 39a des Beurkundungsgesetzes“. Die Beurkundungsform (auf die die Nrn. 1–3 abstellen) ist der Vermerk (legal definiert in § 39 BeurkG und im Gegensatz zur Niederschrift nach § 36 ff. BeurkG stehend), das einfache Zeugnis ist der Inhalt. Dies würde auch der Formulierung des derzeitigen § 8 Abs. 1 Nr. 4a der Dienstordnung (DONot) entsprechen, die auf der gleichen systematischen Überlegung basieren dürfte.

6. Zu § 7 Abs. 1 Nummer 3 b

Nicht mehr erwähnt ist hier die noch in § 8 Abs. 1 Nr. 5 Buchst. a des Arbeitsgruppenentwurfs geregelte „Feststellung des Zeitpunkts, zu dem eine Privaturkunde oder ein privates elektronisches Zeugnis vorgelegt worden ist“ in Form eines elektronischen Vermerks.

Wir regen an, diesen Fall als Nr. 3 Buchst. b wieder aufzunehmen. Aus Buchst. b wird dann Buchst. c. Denn dieser Fall ist nicht durch „sonstige einfache Zeugnisse im Sinne des § 39 des Beurkundungsgesetzes“ erfasst. Damit sind – so bereits derzeit in der Dienstordnung – nur die in § 39 des Beurkundungsgesetzes nicht spezifisch benannten einfachen Zeugnisse bezeichnet, also etwa nicht die Feststellung des Vorlagezeitpunkts einer Privaturkunde oder die Beglaubigung einer Unterschrift. Sonst wäre als „sonstiges einfaches Zeugnis“ nämlich auch die Beglaubigung einer Abschrift eingeschlossen, die aber gerade ein benannter (und damit kein „sonstiger“) Fall des einfachen Zeugnisses nach § 39 BeurkG ist.

7. Zu § 7 Abs. 2

Es erscheint geboten, die Ausnahmen in dieser Vorschrift um in elektronischer Form nach § 39a des Beurkundungsgesetzes erstellte Vermerke zu ergänzen.

Denn die nicht eintragungswürdigen Vermerke nach Abs. 2 Nr. 2 können nicht nur in der Papierform des § 39 BeurkG, sondern auch in der Form des § 39a BeurkG errichtet werden. Allerdings ist dann auf den Ausdruck dieses elektronischen Dokuments abzustellen. Wir regen an, der Vorschrift eine Nr. 3 anzufügen, die lauten könnte wie folgt: „Vermerke nach § 39a des Beurkundungsgesetzes, die im Zusammenhang mit einer anderen Beurkundung erstellt werden und deren Ausdruck mit einer Urschrift oder einer Ausfertigung der Urkunde verbunden wird.“

8. Zu § 8 Abs. 2

Um für die Praxis Klarheit zu schaffen, erscheint es uns wünschenswert, hier auch den Fall zu regeln, dass ein Amtsgeschäft irrtümlich mehrfach unter verschiedenen laufenden Nummern im Urkundenverzeichnis eingetragen wurde.

In diesem Fall soll die für eine zweite Eintragung verwendete Nummer (bzw. sollen die für weitere Eintragungen verwendeten Nummern) frei bleiben und nicht etwa nachträglich mit anderen Amtsgeschäften belegt werden. Letzteres wäre der Übersichtlichkeit des Verzeichnisses abträglich. Wir regen daher die Anfügung eines Satz 3 an: „Ist eine Eintragung versehentlich mehrfach erfolgt, bleiben versehentlich belegte Nummern frei.“

9. Zu § 12 Abs. 2 Satz 3

Die Angabe von Name und Sitz anstelle der bei natürlichen Personen vorgeschriebenen Angaben wird im Referentenentwurf ausschließlich für juristische Personen verlangt. Damit besteht jedoch eine Regelungslücke für Personengesellschaften.

Diese Lücke sollte geschlossen werden. Wir regen daher an, den Satz 3 wie folgt zu fassen: „Bei Beteiligten, die keine natürlichen Personen sind, sind statt der in Satz 1 genannten Angaben der Name und der Sitz anzugeben.“

10. Zu § 12 Abs. 4 Satz 1

Es wird angeregt, Abs. 4 Satz 1 wie folgt zu fassen: „Handeln Beteiligte in Vertretung für eine andere Person, sind neben den Beteiligten auch die vertretenen Personen einzutragen; in gesellschaftsrechtlichen Angelegenheiten ist auch die Gesellschaft einzutragen.“

Denn die Formulierung des Referentenentwurfs würde diejenigen Fälle nicht erfassen, bei denen sich eine Beurkundung auf eine Gesellschaft bezieht, ohne dass diese Beteiligte ist oder vertreten wird. Das betrifft etwa die Gründung von GmbH oder Handelsregisteranmeldungen (diesen Fall nennt Weingärtner, in: ders., DONot, 13. Aufl. 2017, § 8 Rn. 15 als Hintergrund der Formulierung in § 8 Abs. 5 Satz 4 Hs. 2 der Dienstordnung, die im Wesentlichen der hier vorgeschlagenen Fassung entspricht).

11. Zu § 12 Abs. 4 Satz 2

Hier wird die entsprechende Geltung der Absätze 2 und 3 angeordnet.

Es müsste u.E. jedoch auch die entsprechende Geltung von Abs. 1 Satz 2 angeordnet werden. Sonst müssten im praxisrelevanten Fall der Handelsregisteranmeldungen bei Publikums-KGs, die aufgrund von Registervollmachten erfolgen, alle vertretenen Kommanditisten eingetragen werden. Dies ist aber gerade ein wichtiger Anwendungsfall des Abs. 1 Satz 2 bzw. der Vorgängerregelung aus der Dienstordnung. Daher wird angeregt, den Satz 2 wie folgt zu fassen: „Absatz 1 Satz 2 und die Absätze 2 und 3 gelten insoweit entsprechend.“

12. Zu § 12 Abs. 4

§ 26 Abs. 2 Satz 3 DONot konkretisiert für Niederschriften § 10 Abs. 2 BeurkG und bestimmt Folgendes: „In Vertretungsfällen kann anstelle des Wohnortes und der Wohnung angegeben werden: 

a) bei Vertreterinnen und Vertretern von juristischen Personen des öffentlichen und des Privatrechts die Dienst- oder Geschäftsanschrift der vertretenen Person,

b) bei Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern der Notarin oder des Notars die Anschrift der Geschäftsstelle der Notarin oder des Notars.“

Die Parallelvorschrift zu § 12 NotAktVV – § 8 DONot zur Urkundenrolle – enthält keine § 26 Abs. 2 Satz 3 DONot entsprechende Regelung. In der Literatur wird vertreten, es könne in den entsprechenden Fällen auch in der Urkundenrolle der Ort der geschäftlichen Ansässigkeit anstelle des Wohnorts genannt werden (vgl. Eickelberg in Armbrüster/Preuß/Renner, Beurkundungsgesetz und Dienstordnung für Notarinnen und Notare, 8. Auflage 2020, § 8 DONot Rn. 31; von Campe in Eylmann/Vaasen, Bundesnotarordnung, Beurkundungsgesetz, 4. Auflage 2016, § 8 DONot Rn. 27).

§ 12 Abs. 3 Nr. 1 nennt die „Anschrift“. Diesbezüglich dürfte eine Auslegung problemlos möglich sein, dass hier die in die Niederschrift aufgenommene Anschrift verwendet werden kann.

Es wäre jedoch aus Gründen des Gleichlaufs zwischen Niederschrift und Urkundenverzeichnis u.E. sehr sinnvoll, wenn auch § 12 Abs. 2 bezüglich der Pflichtangabe „Wohnort“ die Aufnahme des Orts der geschäftlichen Anschrift ausdrücklich zulässig wäre.

Wir regen daher an, § 12 Abs. 2 einen Satz 4 anzufügen, der wie folgt formuliert sein könnte: „Wurde in eine Niederschrift anstelle der Wohnanschrift eine Dienst- oder Geschäftsanschrift aufgenommen, wird anstelle des Wohnorts der Ort der Dienst- oder Geschäftsanschrift eingetragen.“

Diese Formulierung würde Klarheit bezüglich der Pflichten im Rahmen der Führung des Urkundenverzeichnisses herstellen und inhaltlich an die Vorgaben bezüglich der Gestaltung der Niederschrift nach § 10 BeurkG, konkretisiert durch die DONot, anknüpfen.

13. Zu § 20 Abs. 2 Nummer 2

Hier müsste es wohl an Stelle von „§ 9 Nummer 7 und 8“ heißen: „§ 9 Nummer 9 und 10“.

Denn es sollte die nachträgliche Hinzufügung der Registernummer für das Zentrale Testamentsregister und das Zentrale Vorsorgeregister ohne ausdrückliche Bestätigung ermöglicht werden, die erst vorliegen, wenn die Registrierung erfolgt ist. Dies ergibt sich auch noch aus der zugehörigen Begründung zum Referentenentwurf (S. 46).

14. Zu § 21 Abs. 2

Die Vorschrift gestattet in der Fassung des Referentenentwurfs nur eine Verwendung der im Urkundenverzeichnis gespeicherten Daten im Zusammenhang mit Aufzeichnungen und Datenspeicherungen im Elektronischen Notaraktenspeicher.

Dies ist jedoch nicht der einzige Ort, an dem Notarinnen und Notare elektronische Aufzeichnungen führen dürfen, wie sich aus § 35 Abs. 4 BNotO ergibt, der die Führung auch in der notariellen Geschäftsstelle zulässt. Zudem dürfte die Verwendung zur „Speicherung sonstiger Daten“ im Elektronischen Notaraktenspeicher schon über § 52 Abs. 2 abgedeckt sein, da es sich dabei um die Herstellung und Verwendung von Hilfsmitteln im Sinne des § 35 Abs. 2 Satz 2 BNotO handeln dürfte.

Wir regen daher an, die Vorschrift wie folgt zu fassen: „Die im Urkundenverzeichnis gespeicherten Daten dürfen zur Führung elektronischer Aufzeichnungen in der Geschäftsstelle und im Elektronischen Notaraktenspeicher verwendet werden.“ Dies würde klarstellen, dass beispielsweise die Verwendung von Daten des Urkundenverzeichnisses für Zwecke der Führung des Kostenverzeichnisses/Kostenregisters (§ 51) unabhängig davon zulässig ist, ob dieses Verzeichnis auf einem Rechner in der notariellen Geschäftsstelle oder im Elektronischen Notaraktenspeicher gespeichert wird.

15. Zu § 26 Abs. 3 Satz 1

Die Vorschrift regelt, dass zu jeder Einnahme und zu jeder Ausgabe die auftraggebende und die empfangende Person anzugeben ist.

Der Arbeitsgruppenentwurf regelte hierzu noch, es sei einzutragen, „welcher Beteiligte […] Auftraggeber oder Empfänger“ sei (Herv. hinzugefügt). Die Begriffe Auftraggeber und Empfänger waren der Terminologie der Dienstordnung bezüglich des Verwahrungsbuchs und des Massenbuchs entnommen. Dort war jedoch nur entweder der Auftraggeber (bei Einnahmen) oder der Empfänger (bei Ausgaben) einzutragen (vgl. Weingärtner, in: ders., DONot, 13. Aufl. 2017, § 11 Rn. 6). U.E. ist daher auch hier richtigerweise nur die Eintragung von auftraggebender oder empfangender Person vorzusehen. Denn die jeweils andere Person ist die Notarin oder der Notar.

Eine angepasste Formulierung von § 26 Abs. 3 Satz 1 könnte lauten: „Zu jeder Einnahme und zu jeder Ausgabe ist anzugeben, wer die auftraggebende Person beziehungsweise wer die empfangende Person der Einnahme oder der Ausgabe ist.“

16. Zu § 27 Abs. 2

Für Wertpapiere und Kostbarkeiten ist nicht geregelt, dass das Datum zu erfassen ist, an dem sie in die oder aus der Verwahrung der Notarin oder des Notars gelangt sind. Denn § 26 Abs. 2 Satz 3 bestimmt für Einnahmen und Ausgaben lediglich: „Die Eintragung erfolgt unter dem Datum ihrer Vornahme.“ Die Bundesnotarkammer wird dies voraussichtlich so umsetzen, dass das Datum einer Eintragung automatisch systemseitig erfasst wird. Unter Umständen kann jedoch das Datum, an dem ein Wertpapier oder eine Kostbarkeit in die Verwahrung oder aus der Verwahrung der Notarin oder des Notars gelangt ist, davon abweichen, ohne dass eine spätere Eintragung per se amtspflichtwidrig wäre. So dürfte es etwa bei Annahme eines Wertpapiers kurz vor Beginn des Wochenendes zulässig sein, die entsprechende Einnahme nach § 26 Abs. 1 Nr. 1 im Verwahrungsverzeichnis erst in der darauffolgenden Arbeitswoche zu erfassen. Aus Dokumentationsgründen sollte dann aber ersichtlich sein, dass die Daten sich unterscheiden.

Wir regen daher an, § 27 um einen Absatz 3 wie folgt zu ergänzen: „Bei einer Einnahme oder Ausgabe ist das Datum einzutragen, an dem sie erfolgt ist.“ Das ist das inhaltliche Äquivalent der in § 29 Abs. 2 angeordneten Eintragung des Wertstellungsdatums bei Anderkonten. Es ist u.E. aber nicht möglich, die Regelung zu generalisieren und in § 26 unterzubringen. Denn für Anderkontentransaktionen ist das Wertstellungsdatum zu verlangen, bei Wertpapieren und Kostbarkeiten das Datum der Einnahme oder Ausgabe (sc. Annahme oder Aushändigung).

17. Zu § 28

Wie schon für Wertpapiere und Kostbarkeiten ist auch für Schecks und Sparbücher nicht geregelt, dass das Datum zu erfassen ist, an dem sie in die Verwahrung der Notarin oder des Notars gelangt sind bzw. an dem sie zur Auszahlung ausgegeben wurden. Wir regen daher an, auch § 28 um einen Absatz 5 wie folgt zu ergänzen: „Bei einer Einnahme oder Ausgabe ist das Datum einzutragen, an dem sie erfolgt ist.“ Zur Begründung nehmen wir Bezug auf die vorstehenden Ausführungen zu § 27.

18. Zu § 29 Abs. 4

Die Möglichkeit, zusätzliche Angaben, die der Erfüllung der notariellen Amtspflichten dienen, zu einer Einnahme oder Ausgabe zu erfassen, ist nur für Einnahmen und Ausgaben geregelt, die Anderkonten betreffen, wie sich aus dem Standort in § 29 Abs. 4 ergibt.

Es erscheint jedoch geboten, diese Möglichkeit für alle Einnahmen und Ausgaben zu eröffnen. Denn etwa auch bei dem Umgang mit Wertpapieren oder Schecks kann es geboten sein, weitere Daten im Verwahrungsverzeichnis vorzuhalten. So könnte bei der nur ausnahmsweise zulässigen Auszahlung per Scheck (§ 58 Abs. 3 Satz 5 BeurkG) die nach § 58 Abs. 3 Satz 6 BeurkG bestehende Dokumentationspflicht anstatt bisher in der Bemerkungsspalte des Massenbuchs durch eine zusätzliche Angabe zur Ausgabe im Verwahrungsverzeichnis erfüllt werden.

Daher sollte dieser Absatz 4 als neuer Absatz 4 in den § 26 aufgenommen werden, der allgemein die „Angaben zu Einnahmen und Ausgaben“ regelt. Aus § 29 Abs. 5 würde dann § 29 Abs. 4.

19. Zu § 29 Abs. 5

Hier sieht der Referentenentwurf vor, dass eine Speicherung von Kontoauszügen, Umsatzdaten und sonstigen Mitteilungen, die die Führung der Anderkonten betreffen, im Verwahrungsverzeichnis zu erfolgen hat, „soweit sie über ein System der elektronischen Anderkontenführung übermittelt werden“.

U.E. sollte dieser Absatz wie folgt gefasst werden: „Werden Anderkonten elektronisch geführt, sind die von den Kreditinstituten übermittelten Kontoauszüge, Umsatzdaten und sonstigen Mitteilungen, die die Führung der Anderkonten betreffen, und diesbezügliche Aufträge und Mitteilungen an Kreditinstitute im Verwahrungsverzeichnis zu speichern, soweit die Urkundenarchivbehörde dies vorsieht.“

In der Sache muss die Vorschrift zusammen mit § 43 Abs. 5 Satz 1 gelesen werden. Sie sieht eine Verlagerung bestimmter wichtiger Nebenakteninhalte in das Verwahrungsverzeichnis vor, wenn diese im Zusammenhang mit der Anderkontenführung stehen. Dies begrüßen wir ausdrücklich. Allerdings erscheint es ungünstig, an den Begriff „System der Elektronischen Anderkontenführung“ anzuknüpfen. Dieser wird zwar seit einigen Jahren in einer spezifischen Bedeutung in § 27 Abs. 3 der Dienstordnung verwendet. Die Dienstordnung wird aber spätestens nach vollständigem Inkrafttreten der NotAktVV gründliche Überarbeitung erfahren müssen. Es ist nicht absehbar, in welchem Umfang und auf welchen Wegen dabei die Anderkontenführung über Online-Banking zugelassen wird. Daher erscheint uns die vorgeschlagene Formulierung vorzugswürdig. Diese erreicht in der Sache das Gleiche, ist den Formulierungen an anderen Stellen des Entwurfs ähnlich (etwa § 17 Abs. 2 Satz 2) und vermeidet die Bindung an die derzeitige Konzeption der Dienstordnung.

20. Zu § 31 Abs. 1

§ 31 Abs. 1, der die Notwendigkeit der persönlichen Bestätigung für das Verwahrungsverzeichnis regelt, unterscheidet sich strukturell von der Parallelvorschrift § 20, die die entsprechenden Regelungen für das Urkundenverzeichnis enthält. Der einzige sachliche Unterschied ist, dass die in § 20 Abs. 1 Nr. 2 genannten Angaben zur Erteilung von Ausfertigungen im Verwahrungsverzeichnis nicht vorkommen können. Die in § 31 Abs. 1 Satz 3 gesondert geregelten Korrekturen sind hingegen keine Besonderheit des Verwahrungsverzeichnisses, sondern kommen auch im Urkundenverzeichnis vor und sind dort u.E. unter die „Änderungen“ zu fassen. Soweit der Arbeitsgruppenentwurf hier für das Verwahrungsverzeichnis eine besondere Formulierung beinhaltet „Das Gleiche gilt für Korrektureintragungen.“, dürfte dies verzichtbar sein, da eine Korrektur notwendigerweise eine Änderung ist und damit von Satz 1 erfasst wird. Auch die Begründung des Entwurfs ist dazu nicht ergiebig. Satz 3 sollte u.E. daher ersatzlos wegfallen.

Das Gleiche gilt unseres Erachtens für Satz 2. Dass der Inhalt einer Änderung dokumentiert werden muss, ergibt sich u.E. von selbst daraus, dass eine Bestätigung der Änderung nach Satz 1 gefordert wird. Dies entspricht auch dem aus § 7 Abs. 2 der Dienstordnung übernommenen Gedanken der (inhaltlichen) Bestätigung durch die Notarin oder den Notar – diese setzt notwendigerweise einen bestimmten Inhalt als Bezugspunkt voraus. Sollte der Verordnungsgeber insoweit besondere Anforderungen an die Systemgestaltung im Hinblick auf eine weitergehende Nachvollziehbarkeit von Änderungen regeln wollen, wäre u.E. die primär an die Bundesnotarkammer gerichtete Rechtsverordnung nach § 78h Abs. 4 BNotO der richtige Ort. Daher sollte auch Satz 2 ersatzlos wegfallen.

Damit bliebe nur Satz 1 von § 31 Abs. 1. Die Vorschrift erhielte damit die gleiche Struktur wie § 20.

21. Zu § 33 Abs. 1

In Nr. 4 müsste es wohl heißen „ein Ausdruck“, nicht „einen Ausdruck“.

22. Zu § 36 Abs. 4

Die Regelung des Abs. 4 Satz 1 betrifft Fälle, in denen die Urschrift schon eingescannt wurde und sich als elektronische Fassung in der elektronischen Urkundensammlung befindet. Ohne dass dies in der Sache eine Änderung bedeuten würde, regen wir an, hier den Wortlaut wie folgt zu ergänzen: „…ist weiterhin die elektronische Fassung der Urschrift zu verwahren.“

23. Zu § 37 Abs. 1 und 2

Wir regen hier an, den Abs. 1 neu zu fassen und den Abs. 2 wegfallen zu lassen. Das Regelungsanliegen beider Absätze ist, die Pflicht zur Einstellung der nach § 36 Abs. 1 in die elektronische Urkundensammlung gehörenden Dokumente zeitlich zu konkretisieren und auf die zügige Angleichung der elektronischen Urkundensammlung an die Urkundensammlung hinzuwirken. Die Arbeitsgruppe hatte das bereits in ihrem Entwurf in zwei gesonderten Absätzen geregelt (§ 15 Abs. 1 und 2 Arbeitsgruppenentwurf). Dies dürfte darauf zurückgehen, dass § 56 Abs. 2 BeurkG-2022 eine gesonderte Regelung für später hinzugefügte Dokumente beinhaltet. Diese dürfte ihren wesentlichen Regelungsgehalt aber darin haben, dass in dem Fall, das ein Papierdokument der schon gescannten Urkunde hinzugefügt wird, diese nicht insgesamt neu eingescannt werden muss.

U.E. sollte in Abs. 1 anstatt „unverzüglich nach deren Eintragung in das Urkundenverzeichnis“ einfach formuliert werden: „unverzüglich“. Denn wenn man „unverzüglich“ als „ohne schuldhaftes Zögern“ versteht, ergibt sich sachlich kein Unterschied. Denn es versteht sich von selbst, dass eine Einstellung in die elektronische Urkundensammlung erst nach Beurkundung oder sonstiger Entstehung oder sonstigem Eingang eines Dokuments erfolgen kann, und dass diese erst nach Erstellung der zugehörigen Eintragung im Urkundenverzeichnis erfolgen kann. Die Eintragung im Urkundenverzeichnis ist wiederum fristgebunden (§ 18 Abs. 1). Zudem spricht gegen die ausdrückliche Benennung der Eintragung im Urkundenverzeichnis als zeitlicher Anknüpfungspunkt, dass sich die Eintragung auf Amtsgeschäfte und nicht auf Dokumente bezieht. Für später hinzugefügte Dokumente ist der Zeitpunkt schon prinzipiell untauglich.

Wir würden daher anregen, § 37 Abs. 1 wie folgt neu zu fassen:

„Dokumente, die nach § 36 in der elektronischen Urkundensammlung zu verwahren sind, sollen unverzüglich in die elektronische Urkundensammlung eingestellt werden.“

Abs. 2 würde ersatzlos wegfallen. Abs. 3 wird Abs. 2. Abs. 4 wird Abs. 3.

24. Zu § 39 Abs. 2

Hier ist in Satz 1 von einem „einfachen elektronischen Zeugnis nach § 39a des Beurkundungsgesetzes“ die Rede.

Stattdessen sollte hier von einem „elektronischen Vermerk nach § 39a des Beurkundungsgesetzes“ gesprochen werden. Denn es handelt sich um einen Vermerk über einen internen Vorgang der notariellen Tätigkeit, nicht um ein für den Rechtsverkehr bestimmtes Zeugnis nach § 39 BeurkG. Zudem erfolgt die Bezugnahme auf § 39a BeurkG, um eine Vorgabe zur Form der Errichtung zu machen (elektronischer Vermerk), nicht jedoch, um dem Vermerk inhaltlich den Status eines einfachen Zeugnisses zu verleihen. Wir regen daher an, in Satz 1 zu formulieren: „[…] soll der Notar in einem elektronischen Vermerk nach § 39a des Beurkundungsgesetzes“ und in den Sätzen 2 und 3 anstatt „Zeugnis“ jeweils das Wort „Vermerk“ zu setzen.

25. Zu § 39 Absatz 2 Satz 2

Hier ist von einer „elektronischen beglaubigten Abschrift“ (Herv. hinzugefügt) die Rede. Die in § 36 Abs. 2 verwendete Form ist jedoch „elektronisch beglaubigte Abschrift“. Wir regen an, dies anzugleichen.

26. Zu § 42 Abs. 2 Nummer 2

Die Vorschrift sieht vor, dass in den Nebenakten unter anderem Informationen, die zur Identifizierung der Beteiligten erhoben wurden, einschließlich Kopien der vorgelegten Ausweisdokumente aufbewahrt werden. Diese Klarstellung begrüßen wir.

U.E. sollte hier diese Klarstellung noch weiter dahingehend konkretisiert werden, dass in den Nebenakten vollständige Kopien der vorgelegten Ausweisdokumente aufbewahrt werden können. Solch eine Klarstellung würde Rechtssicherheit im Hinblick auf die Frage der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit der Aufbewahrung vollständiger Aus-weiskopien schaffen.

Im Anwendungsbereich des Geldwäschegesetzes ergibt sich die Befugnis zur Anfertigung und Aufbewahrung von Ausweiskopien bereits unmittelbar aus § 8 Abs. 2 Satz 2 GwG: Wird der Notarin oder dem Notar zur Identitätsprüfung (§§ 12 und 13 GwG) ein der Pass- und Ausweispflicht genügender gültiger amtlicher Lichtbildausweis vorgelegt, hat er gemäß § 8 Abs. 2 Satz 2 GwG die Pflicht, davon eine Kopie anzufertigen oder diese optisch digitalisiert zu erfassen. § 8 Abs. 2 Satz 2 GwG ist eine spezialgesetzliche Ausnahme zur Kopierbeschränkung aus § 20 Abs. 2 Satz 1 PAuswG und § 18 Abs. 3 Satz 1 PassG sowie eine rechtliche Verpflichtung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DS-GVO.

Nach § 8 Abs. 2 Satz 2 GwG in der bis zum 1. Januar 2020 gültigen Fassung bezog sich die Verpflichtung zur Anfertigung einer Kopie ausdrücklich auf eine vollständige Kopie des Ausweisdokuments. Der Zusatz „vollständige“ ist mit dem Gesetz zur Umsetzung der Änderungsrichtlinie zur Vierten EU-Geldwäscherichtlinie vom 12. Dezember 2019 (BGBl. I, S. 2602) entfallen. Aus der Begründung des Regierungsentwurfs ergibt sich indes gerade nicht, dass datenschutzrechtliche Gründe zu dieser Änderung Anlass gegeben hätten. Vielmehr sollte mit der Anpassung des Verweises auf § 12 Abs. 1 Satz 1 Nummer 1, 4 oder 5 in der Neufassung ein redaktionelles Versehen behoben werden (vgl. BT-Drs. 19/13827, 76).

Auch außerhalb des Anwendungsbereichs des GwG eröffnet das Gesetz dem Notar die Möglichkeit zur Anfertigung und Aufbewahrung von Ausweiskopien.

In der Begründung zum Regierungsentwurf des Gesetzes, das die Ermächtigungsgrundlage der NotAktVV geschaffen hat, wird die Möglichkeit der Anfertigung einer Ausweiskopie ohne Einwilligung vorausgesetzt (BT-Drs. 18/10607, 57). Außerdem wurde bereits nach alter Rechtslage § 10 BeurkG eine Identifizierungspflicht entnommen, die der Notar höchstpersönlich und mit „äußerster Sorgfalt“ zu erfüllen habe (BGH, DNotZ 1956, 502). Durch die erstmalige Einfügung einer ausdrücklichen Pflicht des Notars zur Identifizierung der Beteiligten in § 10 Abs. 1 BeurkG soll der Notar nach der Begründung des Regierungsentwurfs zugleich ermächtigt werden, von den Beteiligten personenbezogene Daten auch ohne deren Einwilligung zu erheben (BT-Drs. 18/10607, 83). Zwar beschränkt sich die Begründung des Regierungsentwurfs auf eine Aussage zum datenschutzrechtlichen Verbot der Datenerhebung. Dort findet sich aber zugleich die Klarstellung, dass die Pflicht aus § 10 Abs. 1 BeurkG auch eine Befugnis für die Erhebung solcher Daten enthält, die nicht unmittelbar „der reinen Identifizierung der Beteiligten dienen“ (BT-Drs. 18/10607, 83). Auch die Anfertigung einer Ausweiskopie dient nicht unmittelbar der reinen Identifizierung der Beteiligten: Sie dient vielmehr dazu, ergänzend zu der von der Feststellung des Notars zur Person des Beteiligten in der Niederschrift ausgehenden besonderen Beweiskraft erforderlichenfalls eine Nachweismöglichkeit zu eröffnen (vgl. Bremkamp, in BeckOK BeurkG, Stand: 1.11.2019, § 10 Rn. 129). Insbesondere lässt sich anhand einer vollständigen Kopie im Nachhinein mit einer gewissen Zuverlässigkeit feststellen, ob ein bestimmtes Ausweisdokument wirklich vorgelegt wurde.

27. Zu § 43 Abs. 3 Satz 1

Hier hatte der Arbeitsgruppenentwurf noch formuliert: „Der Notar muss einheitlich alle Nebenakten zu laufenden Verwahrungsgeschäften elektronisch oder in Papierform führen.“ Unseres Erachtens wird aus der jetzt gewählten Formulierung nicht mehr zweifellos klar, dass alle Verwahrungsnebenakten einheitlich zu führen sind, also nicht nur die hybride, sondern auch die fallweise wechselnde Aktenführung untersagt ist. Wir schlagen daher vor, am Anfang des Satzes das Wort „Die“ durch „Alle“ oder „Sämtliche“ zu ersetzen.

28. Zu § 43 Abs. 3 Satz 3

Die Vorschrift ordnet an, dass es bei Verwahrungsgeschäften, die vor einer Umstellung der Form der Nebenaktenführung schon im Verwahrungsverzeichnis eingetragen waren, bei der früheren Form der Aktenführung bleibt.

U.E. besteht hier keine Notwendigkeit, dies verpflichtend anzuordnen. Hintergrund der Regelung ist es, dass der Notarin oder dem Notar der Wechsel der Form der Aktenführung ermöglicht werden soll, ohne die Nebenakten zu möglicherweise zahlreichen bereits laufenden Verwahrungsgeschäften umstellen zu müssen. Dieses Ziel ist auch in der Begründung des Referentenentwurfs genannt („nicht umgestellt werden muss“). Daher sollte u.E. die Vorschrift die Weiterführung in der bestehenden Form lediglich gestatten. Eine geänderte Formulierung des Satz 3 könnte lauten wie folgt: „Für Verwahrungsmassen, die vor dem Wechsel der Form in das Verwahrungsverzeichnis eingetragen worden sind, können die Nebenakten abweichend von Satz 1 in der früheren Form weitergeführt werden.“

29. Zu § 43 Abs. 4

Hier ist in Satz 2 bislang nur geregelt, dass die Belege für Einnahmen und Ausgaben mit der Buchungsnummer zu versehen sind.

Unseres Erachtens ist auf diesen Belegen jedoch auch die Massenummer zu notieren. Denn erst dadurch ist die sichere Zuordnung zum richtigen Verwahrungsgeschäft gegeben. Dieser Gedanke liegt auch der Regelung in Satz 1 für die Kontoauszüge zugrunde, indem er vorsieht, darauf die Massenummer anzugeben (nicht zusätzlich die Buchungsnummer, da Kontoauszüge mehrere Einnahmen und Ausgaben ausweisen können).

Wir begrüßen gegenüber dem Arbeitsgruppenentwurf geänderte Definition der Buchungsnummer in § 24 ausdrücklich. Der hier geltend gemachte Änderungsbedarf in § 43 Abs. 4 ist Folge davon. § 43 Abs. 4 Satz 2 könnte in einer angepassten Formulierung lauten: „Belege für Einnahmen und Ausgaben sind jeweils mit der Massenummer und der Buchungsnummer zu versehen.“

Zudem dürfte das vorletzte Wort des Absatzes heißen müssen:

„Dokumenten“.

30. Zu § 43 Abs. 5

Das Gebot der einheitlichen Form der Nebenaktenführung zu Verwahrungsgeschäften nach § 43 Abs. 3 Satz 1 erfordert Regelungen für den Fall, dass Dokumente bei der Notarin oder dem Notar in anderer Form als derjenigen der Nebenakte eingehen, in der sie aufbewahrt werden sollen. Dies gilt allerdings nur für die in Abs. 5 Satz 2 genannten Dokumente, da nur für diese die Aufbewahrung im Original grundsätzlich vorgeschrieben ist. Ansonsten können auch Abschriften aufbewahrt werden.

Für die in Abs. 5 Satz 2 genannten Dokumente beinhaltet Abs. 5 Satz 3 eine Regelung für den Medientransfer vom papierförmigen zum elektronischen Dokument.

Es fehlt jedoch eine Regelung für den Umgang mit Dokumenten, die originär elektronisch vorliegen. Dies ist etwa bei Kontoauszügen denkbar, wenn zukünftig die Dienstordnung die elektronische Führung von Notaranderkonten in weiterem Umfang zulassen sollte und Kontoauszüge elektronisch übermittelt werden. Wir schlagen daher vor, in Abs. 5 einen Satz 4 hinzuzufügen, der die papierförmige Aufbewahrung originär elektronischer Dokumente regelt. Ein solcher könnte lauten: „Sind Dokumente nach Satz 2, die ursprünglich elektronisch vorliegen, in Papierform aufzubewahren, so ist ein Ausdruck aufzubewahren.“

Zudem regen wir an, im letzten Satz statt „elektronische beglaubigte Abschrift“ die Formulierung „elektronisch beglaubigte Abschrift“ zu verwenden (vgl. die Ausführungen zu § 39 Abs. 2 Satz 2).

31. Zu § 45 Abs. 1 Satz 2

Die Vorschrift erklärt Vorgaben zum Strukturdatensatz für verbindlich, die die Bundesnotarkammer in ihrem Verkündungsblatt bekannt macht. Diese Vorschrift begrüßen wir in der Sache ausdrücklich. Es ist für Notarkammern sowie Notarinnen und Notare, die nach § 51 Abs. 1 BeurkG elektronische Nebenakten in Verwahrung erhalten, von großer Bedeutung, deren Inhalte in strukturierter Form übernehmen zu können. Dem dient die Standardisierung.

Die technische Vorgabe eines solchen Datensatzes erfolgt zweckmäßigerweise jedenfalls auch durch technisch auswertbare sogenannte Definitions- oder Schemadateien. Deren u.U. vergleichsweise umfangreiche gedruckte Wiedergabe bietet kaum einen praktischen Mehrwert. Daher sollte es der Bundesnotarkammer insoweit möglich sein, auf eine Bekanntmachung im Internet zu verweisen, etwa auf www.bnotk.de. In vergleichbarer Form ist dies in Nr. 2 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Bekanntmachung 2019 - ERVB 2019, Bek. d. BMJuVS v. 20. 12. 2018 (BAnz AT 31.12.2018 B3) bezüglich des auf www.xjustiz.de veröffentlichten XJustiz-Datensatzes erfolgt.

Wir regen an, die Zulässigkeit dieser Vorgehensweise im hiesigen Kontext in § 45 Abs. 1 klarzustellen. Dies könnte durch Anfügung eines Satz 3 erfolgen: „Die Bekanntmachung kann auf eine Bekanntmachung im Internet bezugnehmen.“

Die Bekanntmachung im Verkündungsblatt könnte sich dann auf die Grundzüge beschränken, die sinnvollerweise für die menschliche Lektüre geeignet sind. Die Einzelheiten des Datensatzes könnten etwa auf www.bnotk.de bekanntgemacht und dauerhaft vorgehalten werden. Entgegenstehende Interessen sind nicht ersichtlich. Vielmehr ist es gerade für die Hersteller von Spezialsoftware für die notarielle Amtstätigkeit wünschenswert, die Bekanntmachung in einer zur Weiterverarbeitung geeigneten Form zu erhalten.

In der anderen Vorschrift, die eine Bekanntmachung vorsieht (§ 37 Abs. 4 Satz 2) besteht u.E. kein Regelungsbedarf im vorgenannten Sinne, da vergleichbar umfangreiche und technische Bekanntmachungsinhalte dort nicht denkbar sind.

32. Zu § 51

Wie schon zu § 1 ausgeführt und begründet, sollte u.E. anstelle „Kostenregister“ hier das Wort „Kostenverzeichnis“ verwendet werden.

Weiterhin sollte u.E. anstatt „oder“ hier „und“ stehen, da die Pflicht zur Führung eines Kostenverzeichnisses in den jeweiligen Tätigkeitsbereichen der Notarkasse und der Ländernotarkasse besteht.

33. Zu § 52 Abs. 1 Satz 2

Die Vorschrift ordnet die entsprechende Geltung von § 4 insgesamt an. Dies sollte unseres Erachtens auf § 4 Abs. 1 beschränkt werden.

Die entsprechende Geltung von § 4 Abs. 1 wird ausdrücklich begrüßt. Denn die Weitergabe von elektronischen Hilfsmitteln an eine nachfolgende Verwahrstelle kann dieser eine erhebliche Erleichterung der Wahrnehmung ihrer Aufgaben nach § 51 Abs. 1 BNotO ermöglichen; daher ist es geboten, dass solche Hilfsmittel übergeben werden und dass dies auf einem allgemein gebräuchlichen Datenträger erfolgt.

Die entsprechende Geltung von § 4 Abs. 2 würde jedoch die elektronischen Hilfsmittel den dort geregelten Beschränkungen hinsichtlich der Dateiformate unterwerfen. Dies erscheint für bloße Hilfsmittel unverhältnismäßig. Während die entsprechende Anwendung von § 4 Abs. 1 zu keinem wesentlichen Mehraufwand für die übergebende Stelle führt, würde die entsprechende Anwendung von § 4 Abs. 2 tief in die Gestaltungsfreiheit bei der Verwendung von Hilfsmitteln eingreifen. Zur Verwendung von Hilfsmitteln, also ergänzenden und unterstützenden Datenbeständen, besteht keine rechtliche Verpflichtung (§ 35 Abs. 2 Satz 2 BNotO). Daher sollte u.E., wenn Hilfsmittel verwendet werden, auch weitgehende Formfreiheit gelten.

Wir regen daher an, § 52 Abs. 1 Satz 2 entsprechend anzupassen. Eine solche Formulierung könnte lauten: „Für die Übergabe elektronisch geführter Hilfsmittel gilt § 4 Abs. 1 entsprechend.“

34. Zu § 53 Abs. 1

Hier wird in Satz 2 die qualifizierte elektronische Signatur vorgeschrieben. Eine entsprechende Vorschrift für Aufzeichnungen in Papierform besteht nicht. Es wird daher vorgeschlagen, sowohl aus systematischen Gründen als auch wegen der technischen Praktikabilität von einer ausdrücklichen Anordnung der qualifizierten elektronischen Signatur abzusehen und Satz 2 ersatzlos zu streichen.

Denn wenn in einem nur in Extremsituationen zu erwartenden Ausnahmefall die Eintragung in die Systeme des Elektronischen Urkundenarchivs nicht möglich ist, ist es durchaus denkbar, dass auch die Anbringung qualifizierter Signaturen nicht möglich ist, weil etwa die dafür verwendete Software keine Abfrage bei der Zertifizierungsstelle vornehmen kann, ob das zu verwendende Signaturzertifikat gesperrt ist. Außerdem wären für die Ersatzaufzeichnungen ohnehin die allgemeinen Vorschriften anwendbar, etwa § 5 Abs. 2. Dies dürfte zur Sicherung der Authentizität und Integrität für einen vorübergehenden Zeitraum gänzlich ausreichen.

Wenn diese Anpassung vorgenommen wird, wäre die Begründung insoweit ebenfalls anzupassen.

35. Zu § 57 Satz 2

§ 57 enthält in Satz 1 eine Vorschrift, die die Prüfung des Ablaufs der Aufbewahrungsfrist bei umfangreichen nach § 51 Abs. 1 BNotO übernommenen Beständen erheblich erleichtert, und die wir ausdrücklich begrüßen.

Ein Bedürfnis für solch eine Erleichterung besteht jedoch nicht für die im Elektronischen Urkundenarchiv vorliegenden Bestände. Wir regen daher an, die Einschränkung des Satz 2 insoweit zu ergänzen. Eine angepasste Formulierung des Satz 2 könnte lauten: „Satz 1 gilt nicht, wenn die Zuständigkeit an die Stelle zurückfällt, die ursprünglich für die Verwahrung zuständig war, sowie für elektronische Aufzeichnungen im Elektronischen Urkundenarchiv.“

36. Zur Begründung zu § 4 Abs. 1

Wir würden es begrüßen, wenn im zweiten Absatz der Begründung klargestellt werden könnte, dass der tragende Zweck der Regelung ist, sicherzustellen, dass die nachfolgend für die Verwahrung zuständige Stelle auf die übergebenen Aufzeichnungen zugreifen kann.

37. Zur Begründung zu § 4 Abs. 2

Wir würden es begrüßen, wenn hier nur das Beteiligtenverzeichnis als Beispiel genannt würde. Denn beim Kostenverzeichnis besteht derzeit eine Regelung aufgrund Gesetzes (durch Satzung bzw. in der Dienstordnung), und diese wird auch zukünftig bestehen.

38. Zur Begründung zu § 6 (betrifft auch Begründung zu § 18, § 36, § 37)

Hier wird verschiedentlich das Wort „Notariat“ gebraucht. In einem Sinne, in dem „Notariat“ als Bezeichnung des Amtes verstanden werden kann, hält der Bundesgerichtshof die Verwendung des Wortes durch eine Notarin oder einen Notar für unzulässig (vgl. zuletzt BGH, B.v. 23.04.2018 – NotZ(Brfg) 6/17). Wir regen an, hier jeweils von „notarieller Geschäftsstelle“ oder „Notarbüro“ zu sprechen.

39. Zur Begründung zu § 19 Abs. 1

Hier ist im zweiten Absatz der Begründung von einem unterjährigen Wechsel die Rede. Ein Wechsel der Amtsinhaberin oder des Amtsinhabers kann jedoch auch zum Jahreswechsel erfolgen, ohne dass die Ausführungen an Gültigkeit einbüßen. Wir regen daher an, das Wort „unterjährig“ zu streichen.

40. Zur Begründung zu § 22

Hier lässt der letzte Satz der Begründung die Deutung offen, es gehe um die Verwahrung des Hypothekenbriefes. Gemeint ist jedoch die Verwahrung des Kaufpreises auf dem Anderkonto. Dieses Missverständnis könnte vermieden werden, indem formuliert würde: „[…] eine nur hilfsweise Verwahrung des Kaufpreises auf einem Anderkonto vereinbart ist.“

41. Zur Begründung zu § 23

Hier regen wir an, im ersten Satz zu formulieren „[…] den Regelungen, die sich aus der DONot und den Mustern in ihrer Anlage zu Verwahrungs- und Massenbuch ergeben.“ („Muster“ im Dativ statt Genitiv).

42. Zur Begründung zu § 36 Abs. 5

Hier scheint im letzten Satz ein Verb zu fehlen. Es dürfte das Verb „erteilen“ einzufügen sein.

43. Zur Begründung zu § 38

Hier erschiene es sinnvoll, in der Begründung einen Beispielsfall für die Löschung eines Dokuments aus der elektronischen Urkundensammlung zu nennen.

Sonst könnte nicht hinreichend klar sein, dass die Löschung eines Dokuments nach Satz 1 nur im Ausnahmefall erfolgen darf. Eine solche Ausnahme wäre etwa die irrtümliche Zuordnung eines Dokuments zum falschen Eintrag im Urkundenverzeichnis oder aber die Löschung nach § 40.

44. Zur Begründung zu § 45 Abs. 1

Hier ist derzeit in der Begründung folgender Satz enthalten: „Die Bundesnotarkammer plant derzeit die Verwendung eines Datensatzes in der Extensible Markup Language vorzugeben, der sich an dem XJustiz-Datensatz für die Übertragung von Akten und Dokumenten orientieren könnte.“

Wir regen hierzu eine technikneutrale Formulierung in Bezug auf den zu verwendenden Datensatz an. Bei der Bundesnotarkammer besteht noch keine Festlegung, ob ein XML-Datensatz oder aber ein ähnliches Strukturformat verwendet wird. Die Formulierung könnte lauten: „Die Bundesnotarkammer plant derzeit die Verwendung eines Datensatzes vorzugeben, der sich an dem XJustiz-Datensatz für die Übertragung von Akten und Dokumenten orientieren könnte.“

45. Zur Begründung zu § 48 Abs. 1

Die Begründung erwähnt hier als Unterlagen zur Geldwäscheprävention unter anderem die „Risikobewertung“. Hier müsste u.E. „allgemeine Risikoanalyse“ stehen (Risikoanalyse ist der in § 5 GwG verwendete Begriff).

II. Zu Art. 2 (NotFV)

Diesbezüglich treten wir den Stellungnahmen des Leiters des Prüfungsamts für die notarielle Fachprüfung inhaltlich vollständig bei. Auch uns erscheinen – neben der im Schreiben vom 13. Mai 2020 angeregten Neufassung von § 14 Abs. 4 Satz 2 und 4 NotFV zur Ermöglichung von Gesundheitsschutzmaßnahmen – folgende zwei Ergänzungen wünschenswert:

1. Zu § 21 Abs. 1 Satz 2

Hier regen wir an, nach dem Wort „Ausfertigungen“ die Wörter „oder beglaubigten Abschriften“ einzufügen. Das für Prüfungsentscheidungen regelmäßig zuständige Kammergericht in Berlin übersendet in ständiger Praxis nur beglaubigte Abschriften der Entscheidungen.

2. Zu § 21 Abs. 2 Satz 2

In dieser Vorschrift regen wir an, vor dem Wort „Prüferinnen“ die Wörter „Mitgliedern der Aufgabenkommission“ und danach ein Komma einzufügen. Nach § 7g Abs. 4 Satz 4 BNotO werden die Mitglieder der Aufgabenkommission von dem Leiter des Prüfungsamtes im Einvernehmen mit dem Verwaltungsrat bestellt. Zu diesem Zweck werden personenbezogene Daten der Mitglieder verarbeitet. Nach einem Ausscheiden aus dem Amt werden diese nicht mehr benötigt, so dass wie bei den anderen in der Vorschrift genannten Personen eine Vernichtung der Akten nach fünf Jahren ausdrücklich angeordnet werden sollte.

---

< zurück