Das Zentrale Testamentsregister bildet den Dreh- und Angelpunkt des deutschen Benachrichtigungswesens in Nachlasssachen. Es erfasst insbesondere Daten zu sämtlichen in amtlicher Verwahrung befindlichen erbfolgerelevanten Urkunden wie beispielsweise Testamenten. Sobald die Registerbehörde eine Sterbefallmitteilung eines Standesamtes erhält, wird vollautomatisiert überprüft, ob im Zentralen Testamentsregister Verwahrdaten zu dem Verstorbenen vorliegen. Sodann werden das Nachlassgericht sowie etwaige Verwahrstellen elektronisch über den Sterbefall und etwa im ZTR erfasste Informationen benachrichtigt. Hierdurch wird sichergestellt, dass erbfolgerelevante Urkunden wie insbesondere Verfügungen von Todes wegen des Erblassers im Nachlassverfahren tatsächlich Berücksichtigung finden.
Das ZTR wird von der Bundesnotarkammer in staatlichem Auftrag und unter staatlicher Aufsicht geführt. Es hat am 1. Januar 2012 seinen Betrieb aufgenommen und enthielt zum 31. Dezember 2023 etwa 23,6 Millionen Registrierungen zu Testamenten und anderen erbfolgerelevanten Urkunden. Verwahrt werden diese Urkunden einerseits von Notaren, die im Erbrecht wie auch in anderen Rechtsgebieten nicht nur beurkunden, sondern den Erblassern auch beratend zur Seite stehen, zum anderen von den Amtsgerichten. Jährlich verarbeitet das Zentrale Testamentsregister über eine Million Sterbefallmitteilungen der Standesämter.
In Bayern erhalten die Nachlass- und Verwahrgerichte seit Juli dieses Jahres sämtliche Benachrichtigungen des ZTR nun in Form strukturierter Datensätze. Der Freistaat Bayern ist das erste Bundesland, das diesen Schritt geht. Gemeinsam mit dem IT-Servicezentrum der bayerischen Justiz hat die IT der Bundesnotarkammer diese Neuerung schrittweise für alle betroffenen bayerischen Gerichte eingeführt.
Die Umstellung der Benachrichtigungen auf strukturierte Datensätze führt zu einer erheblichen Entlastung der Justiz: Statt wie bisher die erhaltenen Daten aus der ZTR-Benachrichtigung manuell in die Fachanwendungen der Gerichte zu übertragen, können die Justizmitarbeitenden diese nun automatisiert übernehmen. „Durch die Schließung dieser Digitalisierungslücke ist die Datenerfassung nunmehr in einem Bruchteil der Zeit möglich.“, so Simone Heinrich vom IT-Servicezentrum der bayerischen Justiz. Gleichzeitig wird das Risiko für etwaige Übertragungsfehler ausgeräumt.
Dieser Erfolg ist nicht unbemerkt geblieben: Zahlreiche weitere Bundesländer haben bereits Interesse bekundet, diese Neuerung für ihre Gerichte ebenfalls einzuführen. So wurden im September bereits testweise erste strukturierte Benachrichtigungen an Gerichte in Rheinland-Pfalz versandt. Die Bundesnotarkammer befindet sich bereits in Gesprächen mit den Justizverwaltungen weiterer Länder und wird mit diesen zeitnah die Umstellung auf strukturierte Datensätze vornehmen.